De nos jours, les outils de gestion des flux de travail font partie intégrante d'une collaboration d'équipe réussie, et Asana en est le parfait représentant. Ce logiciel basé sur le cloud offre d'innombrables excellentes fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de suivre les tâches et d'organiser les affectations.
Alors qu'Asana propose une version gratuite du logiciel, les abonnés payants ont la possibilité de créer des formulaires personnalisés. Cette fonctionnalité est incroyablement utile pour demander des projets de travail ou soumettre des commentaires précieux. Même si les formulaires Asana sont disponibles depuis 2019, vous n'en avez peut-être pas encore profité.
Voici ce que vous devez savoir pour créer un formulaire Asana et le partager avec d'autres membres de l'équipe et des collaborateurs externes.
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Création d'un formulaire
Chaque projet sur Asana a un onglet Formulaires désigné, vous permettant de créer rapidement un formulaire d'admission lié à un projet de travail spécifique.
Par exemple, vous devrez peut-être faire participer chaque membre de l'équipe à une séance de remue-méninges. En créant un formulaire, vous pouvez rassembler toutes les idées au même endroit et les organiser. Alors, comment ça marche ?
Pour créer un formulaire Asana, voici les étapes à suivre.
- Aller à Asana et connectez-vous à votre compte.
- Allez dans la section 'Projet' et accédez à l'onglet 'Formulaires'.
- Sélectionnez l'option 'Créer un formulaire' ou 'Ajouter un formulaire'. Vous remarquerez que le nom du projet est le nom du formulaire par défaut. Mais vous pouvez cliquer pour le changer.
- Saisissez le nom et l'adresse e-mail du membre de l'équipe ou du collaborateur.
- Dans le volet de droite, sélectionnez l'onglet 'Questions'. Entrez toutes les questions que vous voulez voir dans le formulaire.
- Pour vous assurer que la personne qui reçoit le formulaire répond à toutes les questions, sélectionnez le champ 'Obligatoire' à côté de chaque question.
- Si le destinataire du formulaire doit joindre un fichier PDF, image ou Word, sélectionnez l'option 'Pièce jointe' dans l'onglet 'Questions'.
- Cliquez sur 'Terminé'.
C'est tout ce qu'on peut en dire. Vous avez créé avec succès un formulaire Asana.
Comment ajouter une question de suivi dans le formulaire Asana
Votre formulaire Asana peut être aussi simple ou complet que vous le souhaitez. Lorsque vous demandez des informations à d'autres membres de l'équipe, vous devrez peut-être ajouter des questions de suivi, appelées 'Form Branching'.
De cette façon, vous pouvez obtenir des informations plus précises et détaillées sur un sujet ou un projet spécifique. Les étapes sont assez simples, car tout ce que vous devez faire se trouve dans l'onglet 'Questions'.
Voici ce qu'il faut faire.
- Accédez à votre compte Asana et cliquez sur accéder à un projet spécifique, puis sélectionnez l'onglet « Formulaires ».
- Choisissez 'Créer un formulaire' ou 'Ajouter un formulaire' et ouvrez l'onglet 'Questions'.
- Dans le même onglet, sélectionnez l'option 'Liste déroulante'.
- Saisissez toutes les questions dans la liste déroulante.
- Sélectionnez 'Ajouter une branche' à côté de chaque question si vous avez besoin de poser plus de questions de suivi.
- Si vous souhaitez que vos coéquipiers aient la possibilité de sélectionner plusieurs options dans le menu déroulant, cliquez sur l'option 'Sélection multiple' dans l'onglet 'Questions'.
Il convient également de noter que les personnes à qui vous envoyez le formulaire n'ont pas besoin d'avoir un compte Asana actif pour avoir la possibilité de remplir le formulaire.
Comment prévisualiser un formulaire Asana
Lors de la création de votre formulaire Asana, il est essentiel de garder une trace de ce à quoi il ressemblera une fois que vous l'aurez terminé. Mais vous n'avez pas besoin d'attendre que ce soit fait pour faire des changements de dernière minute.
Au lieu de cela, vous pouvez vérifier l'aperçu du formulaire au fur et à mesure et faire des ajustements pour vous assurer qu'il a l'air professionnel et facile à lire.
Asana a un bouton intégré appelé 'Afficher le formulaire' dans la section 'Formulaires' qui vous donne un aperçu rapide de ce que vous avez fait jusqu'à présent.
Voici comment le trouver.
- Ouvrez Asana et accédez à la section « Formulaires ».
- Sélectionnez l'option 'Créer un formulaire' et commencez à personnaliser le formulaire.
- À tout moment du processus, accédez au bouton 'Aperçu' situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Instantanément, vous pourrez voir exactement ce que verront les auteurs du formulaire lorsqu'ils commenceront à saisir les informations demandées.
Comment partager un formulaire Asana
La création d'un formulaire Asana est un processus assez simple, car la plateforme possède une interface très conviviale. Maintenant que vous avez créé le formulaire parfait, il est temps de le partager avec les autres.
Dès que vous cliquez sur le bouton Terminé après avoir terminé le formulaire, un bouton 'Copier le lien du formulaire' apparaît dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Tout ce que vous avez à faire est de suivre deux étapes pour le partager.
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- Cliquez sur le bouton 'Copier le lien du formulaire' et copiez-le dans votre presse-papiers.
- Collez le lien vers un e-mail ou vers tous les coéquipiers Asana.
Lorsqu'un expéditeur remplit le formulaire, il verra un message de confirmation à l'écran lui indiquant que le formulaire a été soumis avec succès.
FAQ
Asana est-il gratuit ?
Une version gratuite d'Asana est disponible et offre plusieurs des fonctionnalités les plus importantes, telles que les portefeuilles, les dates de début, l'attribution des tâches, etc. Cependant, cette version d'Asana n'offre pas de 'formulaires' en tant que fonctionnalité.
Pour avoir accès à la création de formulaires personnalisés, vous devrez vous inscrire à un plan d'abonnement payant. Le forfait Premium est de 13,49 $ par personne et par mois, et le forfait Business est de 30,49 $ par personne et par mois. Pour le plan Enterprise, vous devrez contacter directement Asana et demander un devis.
Pouvez-vous avoir plusieurs formulaires par projet sur Asana ?
Oui, vous pouvez créer plusieurs formulaires pour un même projet sur Asana, mais vous devrez disposer d'un forfait Business ou Enterprise pour avoir accès à cette fonctionnalité.
Cette fonctionnalité vous permet de consolider différents types d'entrées pour un projet et de générer les informations les plus précieuses.
Quelles sont les utilisations les plus courantes des formulaires Asana ?
Les formulaires Asana peuvent être utilisés de différentes manières, mais demander des commentaires sur un sujet spécifique est probablement le plus courant.
L'objectif du formulaire peut varier selon le type d'entreprise. Les formulaires Asana sont utiles pour émettre des demandes créatives, soumettre des rapports de bogues, obtenir des commentaires des clients ou suivre les bogues informatiques.
Pouvez-vous ajouter une couverture de formulaire personnalisée sur Asana ?
Oui, vous pouvez. Votre formulaire Asana peut ressembler à la pièce en ajoutant une couverture personnalisée. Le processus est super simple, car vous verrez le 'Ajouter une image de couverture' en haut du formulaire dès que vous cliquez sur le bouton 'Créer un formulaire'.
Vous pouvez télécharger une image depuis votre appareil, peut-être un logo d'entreprise ou une image liée à un projet spécifique, permettant aux soumissionnaires d'avoir un indice instantané sur le formulaire.
Naviguer dans les formulaires Asana comme un pro
Créer des formulaires peut ne pas sembler être le plus amusant que l'on puisse avoir, mais avec Asana, c'est une tâche relativement agréable. Les nombreuses options de personnalisation et branches de formulaire vous permettent de faire preuve de créativité avec les formulaires et d'obtenir précisément les informations dont vous avez besoin pour faire avancer le projet.
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Gardez à l'esprit que les formulaires Asana ne sont disponibles que pour ceux qui ont un abonnement payant, donc si vous voulez créer des formulaires utiles, vous devrez choisir un plan.
Vous pourrez partager vos formulaires Asana rapidement et ils pourront même être dupliqués, vous n'aurez donc pas à recommencer à zéro chaque fois que vous aurez besoin de poser une question spécifique à vos coéquipiers.
Comment utiliseriez-vous les formulaires Asana ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
