L'ajout de nouvelles listes déroulantes dans Smartsheet peut se faire en quelques étapes rapides. Vous pouvez également modifier et supprimer des listes déroulantes existantes de vos feuilles intelligentes.
Si vous vous demandez comment ajouter une liste déroulante à vos smartsheets, alors vous êtes au bon endroit. Dans ce guide, nous allons vous montrer comment ajouter des listes déroulantes à vos smartsheets. Nous soulignerons également certaines fonctionnalités utiles que les listes déroulantes Smartsheet ont à offrir, ce qui optimisera votre expérience Smartsheet.
Comment ajouter une liste déroulante dans Smartsheet ?
Smartsheet est un SaaS (logiciel en tant que service) de gestion de projet. Il peut être utilisé pour déléguer les tâches et les affectations quotidiennes, mesurer l'avancement de chaque projet, gérer les échéanciers, partager des fichiers et des documents et organiser la charge de travail de toute l'entreprise.
La caractéristique la plus essentielle de ce logiciel est la soi-disant feuille intelligente, qui fonctionne comme les feuilles de calcul de Microsoft Excel. Vous pouvez créer une feuille intelligente personnalisée, qui peut prendre la forme de grilles, de projets, de cartes, de listes de tâches, de formulaires, de rapports et de tableaux de bord.
Chaque feuille est orientée par colonnes et lignes, et vous pouvez choisir votre vue préférée - vue grille, vue carte, vue calendrier, et bien d'autres. Vous avez également la possibilité d'ajouter des listes déroulantes ou des colonnes à chaque smartsheet. La raison pour laquelle les listes déroulantes sont utilisées en premier lieu est de systématiser la collecte d'informations importantes et de maintenir la cohérence dans l'assortiment de données.
Il existe deux types de colonnes déroulantes : les colonnes à sélection unique et les colonnes à sélection multiple. Lorsque vous utilisez une liste déroulante à sélection unique, vous ne pouvez choisir qu'un seul élément dans la liste de valeurs, tandis que l'utilisation d'une colonne déroulante à sélection multiple signifie que vous pouvez choisir plusieurs valeurs.
La section valeur contient des informations qui seront affichées dans vos colonnes déroulantes. Une valeur peut inclure des symboles de ponctuation, des lettres, des chiffres et des emojis. Ils sont organisés en fonction de leur ordre d'apparition que vous entrez dans la liste des valeurs. Gardez à l'esprit que si vous insérez une adresse e-mail ou un lien hypertexte dans la liste de valeurs, il apparaîtra en texte brut.
Pour ajouter une nouvelle liste déroulante dans Smartsheet, suivez les étapes ci-dessous :
- Ouvrez Smartsheet et décidez où vous souhaitez ajouter une colonne déroulante.
- Cliquez sur l'icône à trois points sur l'en-tête de colonne où vous souhaitez ajouter une nouvelle liste déroulante.
- Choisissez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche.
- Un nouvel onglet apparaîtra.
- Entrez le titre de votre nouvelle liste déroulante dans le champ.
- Sous Type de colonne, sélectionnez Liste déroulante (sélection unique) ou Liste déroulante (sélection multiple).
- Sous Valeurs, saisissez les informations qui s'afficheront dans la colonne déroulante.
Noter : Si vous choisissez Sélection unique, vous ne pouvez sélectionner qu'une seule valeur, mais si vous choisissez Sélection multiple, vous pouvez saisir autant de valeurs que vous le souhaitez. N'oubliez pas de les séparer avec la touche Entrée ou la touche Retour de votre clavier. - Cochez la case Limiter aux valeurs déroulantes uniquement si vous souhaitez empêcher les autres utilisateurs de saisir des valeurs de texte libre.
- Sélectionnez OK.
C'est tout ce qu'on peut en dire. Vous pouvez ajouter autant de listes déroulantes à vos feuilles intelligentes que vous le souhaitez.
Ajout à votre liste déroulante Smartsheet existante
Outre l'ajout de nouvelles colonnes déroulantes dans Smartsheet, vous avez également la possibilité de modifier vos listes déroulantes existantes. Ce processus fait référence à l'ajout ou à la suppression de valeurs dans vos listes déroulantes, c'est-à-dire à la modification des propriétés des colonnes. Vous pouvez le faire aussi rapidement qu'il vous faudrait pour ajouter une nouvelle liste déroulante dans votre smartsheet.
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Pour modifier les propriétés d'une colonne déroulante, suivez les étapes ci-dessous.
- Ouvrez Smartsheet.
- Recherchez la liste déroulante que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur l'icône à trois points sur l'en-tête de colonne.
- Cliquez sur Modifier les propriétés de la colonne.
- L'onglet Modifier les propriétés de la colonne apparaîtra.
- Accédez à la zone Valeurs pour les modifier.
- Ajoutez ou supprimez le nombre de valeurs que vous souhaitez. Pour supprimer une valeur de ce type de colonne, double-cliquez dessus et appuyez sur Suppr sur votre clavier.
- Sélectionnez OK.
C'est tout ce qu'on peut en dire. Vous avez modifié avec succès les propriétés de votre colonne déroulante. Vous pouvez maintenant retourner travailler dans Smartsheet.
Si vous souhaitez modifier votre liste déroulante en basculant entre une liste à sélection unique et une liste à sélection multiple, les entrées de la liste dans la zone Valeurs ne seront pas modifiées. Une chose qui va changer est votre capacité à choisir une ou plusieurs valeurs.
Gardez à l'esprit que si vous souhaitez modifier votre liste en en faisant un type de liste différent, toutes les informations répertoriées dans la zone Valeurs apparaîtront sous forme de texte brut dans les cellules. D'autre part, si vous passez d'une colonne non déroulante à une colonne déroulante, toutes les informations des cellules seront stockées dans la zone Valeur comme une seule valeur. Vous pouvez toujours modifier l'ordre des valeurs en appuyant sur Entrée sur votre clavier pour les diviser en plusieurs valeurs.
Questions fréquemment posées
Pouvez-vous remplir une liste déroulante à partir de données dans d'autres Smartsheets ?
Le processus de remplissage d'une colonne déroulante, ou de toute autre forme de feuilles de calcul, signifie que vous avez la possibilité de saisir des données dans ce champ particulier. Il peut également s'agir d'exporter du contenu d'une table et de l'importer dans une autre.
Bien que cette option soit disponible sur certaines plateformes de gestion de projet, elle n'est toujours pas possible sur Smartsheet.
Pouvez-vous copier et coller une liste déroulante à partir d'une autre Smartsheet ?
Malheureusement, l'option permettant de copier et coller une liste déroulante à partir d'une autre feuille intelligente n'est pas disponible sur cette plateforme. D'autre part, vous pouvez copier des lignes, des cellules, des formules, des hyperliens et une hiérarchie. Cependant, Smartsheet vous permet de copier et coller des listes déroulantes dans la même feuille intelligente, en utilisant la méthode glisser-remplir.
La méthode glisser-remplir vous permet de copier des valeurs à partir de listes déroulantes et de les déplacer dans d'autres cellules adjacentes. Voici comment procéder :
1. Ouvrez votre smartsheet et recherchez la valeur que vous souhaitez copier.
2. Cliquez sur la cellule où se trouve la valeur.
3. Cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule.
4. Faites glisser le coin inférieur droit de la cellule vers la cellule qui se trouve en dessous. Les cellules que vous sélectionnez seront encadrées par une bordure en pointillés.
5. Lorsque vous avez terminé, relâchez le clic.
Maintenant, toutes les valeurs seront copiées dans toutes les cellules adjacentes que vous avez sélectionnées avec votre souris. Vous pouvez également utiliser la méthode glisser-remplir pour copier et coller des formules et des dates.
Si vous souhaitez copier et coller des lignes et des cellules, utilisez simplement la méthode Ctrl + C et Ctrl + V (Commande + C et Commande + V sur un Mac).
Optimisez votre expérience Smartsheet avec les listes déroulantes
Vous savez maintenant comment ajouter des listes déroulantes dans Smartsheet, ainsi que comment modifier et supprimer vos colonnes déroulantes. Vous savez également comment copier et coller les valeurs de vos listes déroulantes. Savoir utiliser les colonnes déroulantes de Smartsheet est extrêmement utile et vous aidera à gérer plus efficacement vos tâches et affectations quotidiennes.
Avez-vous déjà ajouté une liste déroulante dans Smartsheet ? Avez-vous utilisé l'une des méthodes expliquées dans cet article ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
