Comment définir un message d'absence dans Skype

Les différents statuts de couleur dans Skype Entreprise permettent à vos contacts de savoir quand vous êtes absent du bureau et votre niveau de disponibilité. Si vous avez besoin de savoir comment procéder, nous vous le montrerons dans cet article.

Tout d'abord, nous allons vous expliquer comment configurer une absence du bureau avec des réponses automatiques dans Windows 10 ; puis comment inclure plus d'informations en définissant votre disponibilité dans Skype. De plus, étant donné que la version Mac de Skype Entreprise ne reçoit actuellement pas d'informations sur le calendrier Outlook, nous vous montrerons les étapes d'une solution de contournement.

Option 1 : synchroniser MS Outlook avec Skype Entreprise (point violet avec réponses automatiques)

Configurer une absence du bureau avec réponse automatique dans Windows

Avant de configurer votre absence du bureau avec des réponses automatiques, vous devez vérifier le type de compte Outlook dont vous disposez, car cela dépendra des étapes à suivre :

1. Dans Outlook, cliquez sur Fichier > Paramètres du compte.
   
2. Sélectionnez Paramètres du compte puis cochez la colonne Type :
   
   • Si vous utilisez un e-mail professionnel, votre compte sera Microsoft Exchange.
     
   • S'il s'agit d'un e-mail personnel comme Gmail, votre compte sera IMAP ou POP3.

Pour configurer une réponse automatique d'absence du bureau pour un compte Microsoft Exchange :

1. Lancez Outlook puis sélectionnez Fichier > Réponses automatiques.
   
2. Dans la case Réponses automatiques, cliquez sur Envoyer des réponses automatiques.
   
   • Vous pouvez définir une plage de dates pour vos réponses automatiques qui s'arrêteront à l'heure de fin ; sinon, vous devrez l'éteindre manuellement.
     
   • Utilisez l'option Règles et alertes pour configurer votre absence du bureau si l'option Réponses automatiques n'est pas présente.
3. Saisissez la réponse que vous souhaitez envoyer pendant votre absence dans l'onglet À l'intérieur de mon organisation.
   
   • L'option toute personne extérieure à mon organisation enverra votre réponse automatique à chaque e-mail.
     
4. Cliquez sur OK pour enregistrer.
   

Pour créer un message d'absence du bureau pour votre compte IMAP ou POP3 :

1. Lancez Outlook, puis sélectionnez Fichier pour afficher les options d'informations de votre compte.
   
2. Sélectionnez Nouveau message.
   
3. Complétez le sujet et la réponse pour votre modèle.
   
4. Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous.
   
5. Entrez le nom de votre modèle dans le menu déroulant Type de fichier ; puis cliquez sur Modèle Outlook (*.oft).
   
6. Choisissez l'emplacement puis Enregistrer.
   

Pour créer la règle d'absence du bureau :

1. Cliquez sur Fichier > Gérer les règles et les alertes.
   
2. Dans l'onglet Règles de messagerie de la zone Règles et alertes, sélectionnez Nouvelle règle.
   
3. Sélectionnez Appliquer la règle au message que je reçois sous Démarrer à partir d'une règle vide, puis Suivant.
   
4. Laissez les options des étapes 1 et 2 inchangées pour répondre à tous vos messages, puis Suivant.
   
5. Cliquez sur Oui pour confirmer la règle pour tous les messages.
   
6. Ci-dessous Étape 1 : Sélectionnez une ou des actions ; puis cliquez sur répondre en utilisant un modèle spécifique.
   
7. Sous Étape 2 : Modifier la description de la règle, sélectionnez le texte en surbrillance pour un modèle spécifique.
   
8. Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers à partir de l'option Sélectionner un modèle de réponse dans Rechercher dans.
   
9. Cliquez sur votre modèle puis sur Ouvrir > Suivant.
   
10. Ajoutez toutes les exceptions requises, puis Suivant.
    
11. Appelez maintenant votre règle quelque chose, par exemple Absent du bureau.
12. Si vous souhaitez commencer vos réponses automatiques maintenant, laissez l'option Activer cette règle cochée puis Terminer, sinon décochez l'option jusqu'à ce que vous soyez prêt.
    

Noter : Pendant votre absence, vous devrez laisser Outlook en cours d'exécution pour envoyer les réponses automatiques.

Pour activer la règle :

1. Cliquez sur Fichier > Gérer les règles et les alertes.
   
2. Dans Règles de courrier électronique dans Règles et alertes, localisez votre règle, puis à gauche de celle-ci, cochez la case et OK.
   

Enfin, définissez votre présence sur Actif dans Skype :

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Chaque fois qu'un de vos contacts Skype vous recherche, il verra un petit point violet à côté de votre nom. Cela confirme que vous êtes absent du bureau mais toujours disponible et prêt à parler.

1. Connectez-vous à Skype et sélectionnez votre photo de profil dans Chats.
   
2. Cliquez sur votre statut actuel puis sélectionnez Actif.
   

Configurer un statut Skype absent et actif sur Mac

Noter : Skype Entreprise sur Mac n'offre actuellement pas de détails de présence basés sur un calendrier Outlook. Pour contourner ce problème, vous pouvez définir votre état sur Actif avec un message d'absence du bureau :

1. Connectez-vous à Skype et cliquez sur votre photo.
2. Sélectionnez Disponible dans la flèche déroulante sous votre nom.

Ensuite, pour ajouter votre message d'état :

1. Cliquez sur votre photo, puis sélectionnez Cliquez pour ajouter un message de statut.
2. Tapez un message, par exemple, je suis actuellement hors ligne…. – ….. S'il vous plaît IM moi.
   • Pour supprimer le message, cliquez simplement dessus, puis appuyez sur Supprimer.

Lorsque vos collègues vous recherchent dans leurs contacts Skype, ils voient que vous êtes absent du bureau et disponible.

Option 2 : synchroniser le calendrier MS Outlook avec Skype (flèche entourée violette)

Configurer une absence du bureau avec/sans réponse automatique dans Windows

Avant de configurer votre absence du bureau, vous devez vérifier le type de compte Outlook dont vous disposez, car cela dépendra des étapes à suivre :

1. Dans Outlook, cliquez sur Fichier > Paramètres du compte.
   
2. Sélectionnez Paramètres du compte puis cochez la colonne Type :
   
   • Si vous utilisez un e-mail professionnel, votre compte sera Microsoft Exchange.
     
   • S'il s'agit d'un e-mail personnel comme Gmail, votre compte sera IMAP ou POP3.

Pour configurer une réponse automatique d'absence du bureau pour un compte Microsoft Exchange :

1. Lancez Outlook puis sélectionnez Fichier > Réponses automatiques.
   
2. Dans la case Réponses automatiques, cliquez sur Envoyer des réponses automatiques.
   
   • Vous pouvez définir une plage de dates pour vos réponses automatiques qui s'arrêteront à l'heure de fin ; sinon, vous devrez l'éteindre manuellement.
     
   • Utilisez l'option Règles et alertes pour configurer votre absence du bureau si l'option Réponses automatiques n'est pas présente.
3. Saisissez la réponse que vous souhaitez recevoir pendant votre absence dans l'onglet À l'intérieur de mon organisation. Vous pouvez également laisser la réponse vide.
   
4. L'option toute personne extérieure à mon organisation enverra votre réponse automatique à chaque e-mail. Si vous souhaitez laisser la réponse vide, Outlook vous recommande de sélectionner Mes contacts uniquement.
   
5. Cliquez sur OK pour enregistrer.
   

Pour créer un message d'absence du bureau pour votre compte IMAP ou POP3 :

1. Lancez Outlook, puis sélectionnez Fichier pour afficher les options d'informations de votre compte.
   
2. Sélectionnez Nouveau message.
   
3. Complétez le sujet et la réponse pour votre modèle.
   
4. Cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous.
   
5. Entrez le nom de votre modèle dans le menu déroulant Type de fichier ; puis cliquez sur Modèle Outlook (*.oft).
   
6. Choisissez l'emplacement puis Enregistrer.
   

Pour créer l'instruction d'absence du bureau :

1. Cliquez sur Fichier > Gérer les règles et les alertes.
   
2. Dans l'option Règles d'e-mail de la zone Règles et alertes, sélectionnez Nouvelle règle.
   
3. Sélectionnez Appliquer la règle au message que je reçois sous Démarrer à partir d'une règle vide, puis Suivant.
   
4. Laissez les options des étapes 1 et 2 inchangées pour répondre à tous vos messages, puis Suivant.
   
5. Cliquez sur Oui pour confirmer la règle pour tous les messages.
   
6. Ci-dessous Étape 1 : Sélectionnez une ou des actions ; puis cliquez sur répondre en utilisant un modèle spécifique.
   
7. Sous Étape 2 : Modifier la description de la règle, sélectionnez le texte en surbrillance pour un modèle spécifique.
   
8. Sélectionnez Modèles utilisateur dans le système de fichiers à partir de l'option Sélectionner un modèle de réponse dans Rechercher dans.
   
9. Cliquez sur votre modèle puis sur Ouvrir > Suivant.
   
10. Ajoutez toutes les exceptions requises, puis Suivant.
    
11. Appelez maintenant votre règle quelque chose, par exemple Absent du bureau.
12. Si vous souhaitez que vos réponses automatiques commencent maintenant, laissez l'option Activer cette règle cochée, puis Terminer ou décochez l'option lorsque vous êtes prêt.
    

Noter : Pendant votre absence, vous devrez laisser Outlook actif pour envoyer les réponses automatiques.

Pour activer la règle :

1. Cliquez sur Fichier > Gérer les règles et les alertes.
   
2. Dans Règles de courrier électronique dans Règles et alertes, localisez votre règle, puis cochez la case à sa gauche, puis OK.
   

Enfin, définissez votre présence sur Off Work dans Skype :

Chaque fois que l'un de vos contacts Skype vous recherche, il verra une petite flèche violette pointant vers la gauche et un point à côté de votre nom. Cela confirme que vous êtes absent du bureau et hors travail ; donc inactif.

1. Connectez-vous à Skype et sélectionnez votre photo de profil dans Chats.
   
2. Cliquez sur votre statut actuel, puis sélectionnez Hors travail.
   

Configurer un statut Skype d'absence du bureau et hors travail sur Mac

Noter : Skype Entreprise sur Mac n'offre actuellement pas de détails de présence basés sur un calendrier Outlook. Pour contourner ce problème, vous pouvez définir votre statut sur Hors travail avec un message d'état d'absence du bureau :

1. Connectez-vous à Skype et cliquez sur votre photo.
2. Sélectionnez Hors travail dans la flèche déroulante sous votre nom.

Ensuite, pour ajouter votre message d'état :

1. Cliquez sur votre photo, puis sélectionnez Cliquez pour ajouter un message de statut.
2. Tapez un message, par exemple, je suis actuellement hors ligne…. et reviendra ….
   • Pour supprimer le message, cliquez simplement dessus, puis appuyez sur Supprimer.

Lorsque vos collègues vous recherchent dans leurs contacts Skype, ils voient que vous n'êtes pas au bureau et que vous n'êtes pas disponible.

FAQ sur l'absence du bureau Skype

Pourquoi mon statut Skype d'absence du bureau s'affiche-t-il toujours ?

Lorsque l'option Afficher mes informations d'absence du bureau aux contacts est cochée dans Outils, > Options, > Personnel, votre statut d'absence du bureau s'affichera même s'il est désactivé dans Outlook.

Si ce n'est pas le cas, veuillez essayer de contacter Microsoft équipe d'assistance technique à l'aide.

Puis-je désactiver le statut d'absence du bureau en utilisant Skype au lieu d'Outlook ?

Skype utilise les informations de votre calendrier Outlook pour mettre à jour votre statut ; par conséquent, vous devrez désactiver votre absence du bureau via Outlook.

Affichage de votre statut d'absence du bureau dans Skype

L'outil de messagerie instantanée Skype Entreprise utilise les informations de votre calendrier Outlook pour informer vos contacts Skype de votre statut. C'est pratique pour vos contacts de voir en un coup d'œil si vous êtes absent et disponible ou absent et non disponible.

Maintenant que nous vous avons montré les étapes à suivre, nous avons réussi à le configurer. Cela a-t-il fonctionné comme prévu ? Veuillez nous en informer dans la section des commentaires ci-dessous.