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Comment insérer des listes déroulantes dans Google Sheets



Lorsque de nombreux utilisateurs ont besoin de saisir des données dans une feuille Google partagée, cela peut souvent créer de la confusion. C'est là que les listes déroulantes peuvent être d'une grande aide.

Comment insérer des listes déroulantes dans Google Sheets

Si vous ne voulez pas que vos coéquipiers saisissent des entrées aléatoires, font des fautes de frappe ou gâchent une formule, vous pouvez valider leurs entrées en créant une liste déroulante dans laquelle ils pourront choisir.

Dans cet article, nous vous montrerons tout ce que vous devez savoir sur cette fonctionnalité utile et qui vous fera gagner du temps.

Utilisation de la validation des données pour insérer une liste déroulante dans une cellule Google Sheets

Une fois que vous avez ouvert la feuille sur laquelle vous travaillez, il est facile d'insérer une liste déroulante:

  1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer une liste déroulante.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule.

  3. Cliquez sur Validation des données> Critères.

  4. Choisissez entre Liste d'articles ou Liste d'une gamme - selon ce qui vous convient.

  5. Si vous avez sélectionné Liste d’éléments, insérez les éléments appropriés. Assurez-vous qu'ils sont séparés par des virgules et pas d'espaces.
  6. Si vous avez choisi Liste dans une plage, sélectionnez les cellules que vous souhaitez inclure dans la liste déroulante.

  7. Cochez la case Afficher la liste déroulante dans la cellule (la liste n'apparaîtra pas dans le cas contraire) pour permettre à une flèche vers le bas d'apparaître.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent saisir du texte, décochez la case Afficher la liste déroulante dans le champ de cellule. Pour empêcher les utilisateurs de saisir des éléments non valides, sélectionnez Rejeter l'entrée.

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Si vous souhaitez ajouter une liste déroulante à plusieurs cellules:

  1. Mettez-les tous en surbrillance en sélectionnant la plage de cellules ou sélectionnez-les simplement avec votre souris ou votre clavier.
  2. Répétez les étapes décrites ci-dessus.

Il est également possible de permettre à vos collaborateurs de saisir leurs données, mais de voir un avertissement s’ils saisissent des informations non valides. Dans ce cas, vous devez choisir l'option Afficher l'avertissement. Vous pouvez également sélectionner l’option Rejeter l’entrée et interdire la saisie de tout ce qui ne figure pas dans votre liste d’éléments.

Pour modifier une liste déroulante, procédez simplement comme suit:

  1. Cliquez sur la cellule que vous souhaitez modifier.
  2. Cliquez sur Données> Validation des données.
  3. Recherchez les entrées répertoriées et modifiez-les, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une liste déroulante:

  1. Cliquez sur la cellule que vous souhaitez modifier.
  2. Cliquez sur Données> Validation des données
  3. Choisissez Supprimer la validation.

Qu'est-ce que la validation des données?

La validation des données est une option de Google Sheets qui vous aide à organiser vos données en validant des éléments. Vous pouvez y accéder en cliquant sur Données dans le menu principal, puis en sélectionnant Validation des données. Le plus souvent, il est utilisé pour créer des listes déroulantes dans différentes cellules. Il vous permet également de modifier le contenu et la conception de toute liste donnée.

L'un des moyens de valider les données consiste à appliquer des critères qui permettent aux utilisateurs de saisir un type de données prédéfini, tel que des nombres, des dates ou des listes d'éléments.

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  1. Dans le menu Validation des données, cliquez sur Critères.
  2. Cochez le ou les types d'éléments appropriés que vous souhaitez que vos coéquipiers entrent.
  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des éléments exacts - comme des nombres, des formules, des dates ou des mots - dans la zone de saisie.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Utilisation des listes déroulantes

La prochaine fois que vous - ou quelqu'un d'autre - cliquerez sur cette cellule, au lieu de la possibilité de saisir quelque chose, il y aura la liste des éléments que vous avez ajoutés. Si vous avez coché la case Afficher l’aide à la validation, le texte que vous avez saisi apparaît chaque fois qu’un utilisateur clique sur l’une des cellules validées.

Si vous avez choisi l'option Afficher l'avertissement, la saisie de données non valides déclenchera l'avertissement. Si quelqu'un n'est pas sûr de la signification de l'avertissement, il doit simplement passer la souris sur l'entrée marquée.

Si vous avez choisi l'option Rejeter l'entrée, les utilisateurs recevront également un avertissement et ne pourront pas enregistrer les éléments non valides.

Utilisation de couleurs pour trier les données dans une liste déroulante

Si vous souhaitez faciliter la navigation dans votre feuille et ajouter des couleurs à une liste déroulante, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle. Suivez les étapes ci-dessous:

  1. Sélectionnez les cellules contenant la liste déroulante qui veulent être dans une certaine couleur.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Formatage conditionnel> Couleur unique ou Échelle de couleurs.
  3. Dans le style de mise en forme, sélectionnez une couleur ou une échelle.
  4. Cliquez sur Terminé (ou Ajouter une autre règle).

Que pouvez-vous faire d'autre avec la validation des données

En plus d'ajouter des listes déroulantes à vos feuilles, vous pouvez également utiliser la validation des données à d'autres fins. Ceux-ci inclus:

  1. Suivi des tâches futures. Dans la validation des données, sélectionnez l'option de dates, définissez la mise en forme conditionnelle comme expliqué ci-dessus et configurez-la de sorte que tous les éléments qui incluent une certaine date soient automatiquement grisés.
  2. Définition des valeurs dans les cases à cocher. Lorsque vous ajoutez des cases à cocher à une liste déroulante, vous pouvez également leur attribuer des valeurs, telles que oui ou non.
    1. Sélectionnez Validation des données dans le menu Données.
    2. Sous Critères, sélectionnez Case à cocher.
    3. Sélectionnez Utiliser des valeurs de cellule personnalisées et saisissez oui, non ou ce que vous souhaitez.
  3. Empêcher d'autres personnes de déranger vos scripts ou vos formules. Utilisez l'option Rejeter l'entrée pour verrouiller toutes les cellules que vous souhaitez conserver intactes.

Faites la différence avec les listes déroulantes

Avec la possibilité d'insérer des listes déroulantes, de valider des données et bien plus encore, Google Sheets est une excellente alternative gratuite à Microsoft Excel. La validation des données vous aide à limiter les valeurs d'une cellule à une plage ou à une liste d'éléments que vous pouvez définir, modifier ou supprimer en fonction de vos besoins. Alors que vos coéquipiers peuvent insérer leurs données et contribuer à votre projet, vous avez la possibilité de les empêcher de gâcher une feuille partagée.

Avez-vous déjà essayé d'insérer une liste déroulante dans Google Sheets? Comment c'était? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.

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