Webex est l'une des applications d'amélioration de la productivité les plus populaires pour les équipes. Il permet une prise de décision plus rapide, améliore la collaboration en équipe et facilite la gestion de projets de toutes tailles. Vous avez peut-être étudié cette option pendant un certain temps jusqu'à ce que vous décidiez finalement de l'essayer.
Mais comment planifier votre première réunion dans Webex ? Cet article explique juste cela. Nous fournissons des instructions étape par étape sur la planification de réunions Webex sur un PC, une application de bureau, une application mobile, etc.
Comment programmer une réunion dans Webex sur un PC
Avec l'application de bureau Webex, vous pouvez programmer des réunions avec tout le monde dans votre espace. Mais d'abord, vous devez choisir le planificateur. Il s'agit d'une application que vous utilisez pour indiquer à Webex où vous souhaitez planifier des réunions. Les planificateurs les plus couramment utilisés incluent Microsoft Outlook, Webex App Scheduler et Google Calendar.
Pour programmer une réunion avec Google Agenda, procédez comme suit :
- Ouvrez un espace sur votre application Webex et appuyez sur Programmer.
- Cliquez sur Programmer une réunion. Vous verrez l'invitation avec le nom de l'espace agissant comme sujet de réunion sous le champ Emplacement.
- Ajoutez la date, l'heure et d'autres détails de la réunion.
- Appuyez sur Assistant de planification, puis sur Ajouter des salles pour Windows ou Recherche de salles, puis sur Ajouter une salle sur Mac.
- Ajoutez la pièce que vous souhaitez inclure.
- Envoyez l'invitation.
Pour programmer une réunion avec Outlook, procédez comme suit :
- Cliquez sur Planifier dans l'espace.
- Appuyez sur Programmer une réunion.
- Réglez l'heure et la date de la réunion.
- Sélectionnez Assistant de planification, puis accédez à Ajouter des salles pour Windows. Pour Mac, sélectionnez Room Finder, puis Add Room.
- Ajoutez la pièce dont vous avez besoin.
- Envoyez l'invitation.
Si vous utilisez d'autres agendas, procédez comme suit :
- Cliquez sur Planifier dans l'espace.
- Sélectionnez Informations sur la réunion de l'espace, puis appuyez sur Copier.
- Accédez à votre calendrier et collez les informations dans une réunion.
- Revenez à l'application Webex et ouvrez les informations de réunion de l'espace.
- Copiez les adresses e-mail à côté de Personnes. Collez-les dans la section À de la réunion sur votre calendrier.
- Ajustez l'heure, la date et les autres détails de la réunion dont vous avez besoin.
- Envoyez l'invitation.
Comment programmer une réunion dans Webex avec Outlook
Microsoft Outlook facilite la planification ou l'annulation de réunions. Mais avant cela, vous devez installer le Outils de productivité Cisco Webex .
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Une fois l'intégration configurée, vous pouvez programmer votre première réunion avec Outlook. Voici comment:
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- Ouvrez Microsoft Outlook sur votre bureau.
- Dans le ruban Accueil, sélectionnez Programmer une réunion, puis Programmer une réunion Webex.
- Vérifiez si les paramètres Webex sont corrects.
- Cliquez sur ENREGISTRER.
- Appuyez sur À et sélectionnez les participants à la réunion.
- Entrez le sujet et le lieu de la réunion.
- (Facultatif) Ajustez les fonctionnalités de réunion avancées en cliquant sur Modifier les paramètres.
- Appuyez sur Envoyer.
Comment programmer une réunion dans Webex sur l'application mobile
L'application mobile Webex facilite la planification de réunions avec tout le monde depuis votre espace à tout moment, quel que soit le type d'espace. Tous les participants recevront des invitations de calendrier pour les informer de la réunion et comment ils peuvent y participer.
Voici comment planifier une réunion sur une application mobile :
- Ouvrez l'application Webex sur votre appareil mobile ( Android ou iOS ).
- Accédez à l'espace pour lequel vous souhaitez démarrer une réunion.
- Appuyez sur le bouton de menu (trois points verticaux) et appuyez sur Programmer.
- Appuyez sur l'option Copier les adresses e-mail.
- Accédez à votre calendrier et collez les adresses dans la section À de la réunion.
- Revenez à l'application Webex.
- Appuyez sur Copier les informations de la réunion et collez-les dans la réunion sur le calendrier. Ces informations peuvent contenir un lien pour rejoindre, l'option Rejoindre par téléphone, et plus encore.
- Réglez l'heure, la date et d'autres informations sur la réunion.
- Envoyez l'invitation.
Vous avez maintenant programmé une réunion sur votre application mobile Webex. Toutes les invitations recevront une notification dans leurs calendriers.
Comment programmer une réunion dans Webex Teams
Cisco Webex Teams est l'application de collaboration ultime pour aider les équipes à rester organisées. Si vous utilisez cette application, planifier des réunions est un jeu d'enfant. Il existe différentes façons de programmer des réunions sur Webex Teams.
Les réunions récurrentes se tiennent souvent dans un espace virtuel. C'est là que tous vos documents partagés sont stockés et où vous pouvez avoir une discussion rapide avec votre équipe. Pour planifier une réunion dans un espace, suivez les étapes ci-dessous :
- Accédez à l'espace et sélectionnez le menu Activité ou les trois points horizontaux.
- Appuyez sur Horaire.
- Sélectionnez Programmer une réunion.
- Vous verrez l'application de calendrier et les détails de la réunion. Tapez le titre, l'heure et la date, puis appuyez sur Envoyer.
Les participants peuvent rejoindre la vidéo via l'application Webex Teams ou le rappel contextuel.
Si vous souhaitez planifier des réunions qui ne nécessitent pas d'espace, comme des réunions avec des clients et des clients, vous pouvez utiliser votre salle personnelle.
Comment programmer une réunion dans une salle personnelle Webex
Les salles personnelles Webex servent d'espace de conférence virtuel personnel que vous pouvez utiliser à tout moment. Il n'est pas nécessaire de réserver ces chambres, car elles sont toujours disponibles. Les participants à la réunion peuvent facilement rejoindre la salle personnelle via son lien, son e-mail ou son numéro de téléphone.
La plupart du temps, les salles personnelles sont utilisées pour des réunions impromptues. Cependant, vous pouvez également planifier une rencontre à l'avance. Pour ce faire, vous devez préinstaller le Outils de productivité WebEx d'abord sur votre ordinateur.
Ensuite, vous pouvez programmer des réunions Salle personnelle via votre application de bureau Outlook ou le portail WebEx.
Planifier une salle de réunion personnelle via Outlook Desktop App
- Ouvrez Microsoft Outlook sur votre ordinateur.
- Accédez au calendrier pour créer une nouvelle réunion.
- Entrez la date, le lieu et l'heure du sujet, puis invitez les participants.
- Appuyez sur le bouton de programmation pour confirmer que les salles et les participants sont disponibles.
- Sélectionnez le menu déroulant Ajouter WebEx et choisissez Ajouter une salle personnelle. Après cela, votre réunion de calendrier sera mise à jour avec les détails de la réunion de la salle personnelle.
- Envoyez l'invitation.
Votre calendrier Outlook se synchronisera avec votre compte WebEx dans le cloud pour récupérer les détails de la réunion et les ajouter à l'invitation.
Planifier une salle de réunion personnelle via l'application informatique Microsoft Outlook
- Ouvrez Microsoft Outlook sur votre ordinateur.
- Dans le ruban Accueil, accédez à Programmer une réunion, puis à Programmer une réunion en salle personnelle.
- Appuyez sur À et sélectionnez les participants à la réunion.
- Saisissez la date, le lieu et l'heure de l'objet.
- Sélectionnez Envoyer.
Programmer une réunion en salle personnelle via le portail WebEx
- Connectez-vous au Portail WebEx .
- Appuyez sur le bouton Programmer.
- Entrez le titre du sujet de la réunion, la date, l'heure et les adresses e-mail des participants.
- Cliquez sur Planifier.
Vous avez maintenant programmé une réunion en salle privée à l'aide du portail WebEx.
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Prêt pour votre première réunion Webex ?
Webex est un excellent endroit pour planifier des réunions en ligne. Son interface intuitive facilite la participation et le partage d'idées avec votre équipe. L'intégration avec Outlook, Google Calendar et d'autres applications de calendrier garantit que les participants restent toujours sur la bonne voie avec les nouvelles mises à jour de la réunion.
Quel appareil trouvez-vous le plus pratique pour planifier des réunions ? Vous préférez Outlook ou Google Agenda ? Partagez votre opinion dans les commentaires ci-dessous.
