La gestion des notes de frais est l'un des éléments essentiels de la gestion de votre entreprise à l'aide de QuickBooks. Il vous donne un aperçu de ce pour quoi vous dépensez votre argent et si vous gérez correctement vos finances. Mais comment exécutez-vous exactement les notes de frais dans QuickBooks ?
Dans cet article, nous vous montrerons différentes façons d'exécuter une note de frais dans QuickBooks. Nous discuterons également de plusieurs autres fonctionnalités liées aux dépenses qui vous aideront à maîtriser vos dépenses.
Comment exécuter une note de frais dans QuickBooks ?
Dans QuickBooks, vous n'avez pas besoin d'exécuter manuellement les rapports de dépenses. Le programme le fait automatiquement pour vous dans la section Rapports. Ce processus est effectué en obtenant des informations à partir des dépenses que vous avez saisies à l'aide de QuickBooks. Pour garantir des rapports de dépenses précis qui vous donnent une image claire des dépenses de votre entreprise, vous devez saisir vos dépenses directement dans le programme.
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Il existe de nombreux types de rapports dans QuickBooks. Le plus général est le rapport Profit & Loss qui affiche tous vos revenus et dépenses. Si vous cherchez à exécuter un rapport de dépenses concret, vous pouvez le faire en exécutant le 'Rapport de dépenses par fournisseur'. Voici comment procéder :
- Accédez à l'onglet Rapports.
- Dans la section Entreprise et Financier, choisissez le rapport souhaité.
- Choisissez Dépenses par détail du fournisseur.
- Faites un clic droit sur le rapport pour y accéder.
Vous avez maintenant un aperçu de certaines dépenses de votre entreprise. Si vous souhaitez imprimer le rapport, cliquez sur l'option Imprimer et personnalisez vos propriétés d'impression. Une fois que vous avez terminé, appuyez à nouveau sur Imprimer.
Vous pouvez également enregistrer votre rapport sous forme de fichier PDF. Entrez simplement dans la section Fichier et cliquez sur Enregistrer au format PDF.
Comment exécutez-vous les rapports de dépenses des fournisseurs sur QuickBooks Desktop ?
Si vous utilisez QuickBooks sur votre PC, l'exécution des rapports de dépenses selon les fournisseurs est légèrement différente. Le processus est le suivant :
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- Connectez-vous à votre bureau QuickBooks.
- Appuyez sur l'onglet Rapports en haut de votre écran.
- Sélectionnez Fournisseurs et fournisseurs, puis sélectionnez Détails des factures impayées.
Cela vous donnera accès à toutes les factures impayées appartenant à votre entreprise. Cependant, cela ne vous permettra pas de voir beaucoup d'informations détaillées sur chaque fournisseur avec lequel votre entreprise collabore. Pour examiner de plus près les dépenses individuelles des fournisseurs, procédez comme suit :
- Choisissez l'onglet Personnaliser le rapport sur l'affichage de vos factures impayées.
- Sélectionnez l'option Filtres.
- Définissez les paramètres pour indiquer les factures de statut payé.
Cela classera vos dépenses et vous donnera un aperçu de chaque facture que votre entreprise a payée. S'il y a trop de factures à l'écran, vous pouvez catégoriser davantage les dépenses en sélectionnant une plage de dates.
Comment afficher les dépenses sur une base annuelle
L'examen de vos opérations commerciales sur une base annuelle permet de s'assurer que votre entreprise demeure solvable. Par conséquent, passer en revue les dépenses que votre entreprise engage chaque année fait partie intégrante de la gestion de vos finances avec QuickBooks. Voici comment vous pouvez suivre vos dépenses sur une base annuelle :
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- Cliquez sur le menu Rapports.
- Accédez à Rechercher un rapport par nom et sélectionnez Détails de la transaction par compte.
- Pendant que vous consultez votre rapport, appuyez sur l'onglet Personnaliser.
- Appuyez sur le bouton Filtrer pour accéder à plus d'options.
- Dans le menu Type de transaction, appuyez sur Dépense.
- En parcourant le menu Compte, sélectionnez les comptes que vous souhaitez voir dans votre rapport.
- Sélectionnez l'option Exécuter le rapport.
- Sélectionnez Période de rapport et choisissez Cette année fiscale ou Cette année civile.
- Appuyez sur l'option Exécuter le rapport.
Une fois que vous avez terminé, vous pouvez appuyer sur Enregistrer la personnalisation pour enregistrer les préférences de votre rapport. Ainsi, vous n'aurez pas à faire les mêmes modifications à chaque fois que vous recevrez votre rapport.
Pour accéder à nouveau à votre rapport personnalisé, procédez comme suit :
- Accédez à la section Rapports.
- Appuyez sur Rapports personnalisés.
- Choisissez le rapport personnalisé.
Comment afficher les dépenses
Si vous voulez que vos notes de frais indiquent le montant d'argent que vous payez aux fournisseurs par mois, vous pouvez le faire de cette façon :
- Entrez dans le menu Rapports.
- Recherchez et sélectionnez Résumé des dépenses par fournisseur.
- Appuyez sur l'option Personnaliser.
- Indiquez la plage de dates pour votre période de déclaration, en fonction des dates de vos factures.
- Appuyez sur le menu Colonnes dans l'onglet Colonnes/Lignes.
- Sélectionnez Mois.
- Appuyez sur l'option Exécuter le rapport.
Voici ce que vous devez faire pour enregistrer vos rapports mensuels :
- Pendant que votre rapport est en cours d'exécution, appuyez sur l'onglet Enregistrer la personnalisation.
- Tapez le nom de votre rapport.
- Choisissez si vous souhaitez partager votre rapport avec certains utilisateurs ou avec tous les utilisateurs. Si vous ne sélectionnez aucune des options, seul le créateur du rapport y aura accès.
- Appuyez sur le bouton OK.
Une fois que vous avez enregistré votre rapport, il est assez simple de le trouver. Suivez simplement ces actions :
- Accédez au menu Rapports.
- Choisissez Rapports personnalisés.
- Recherchez votre rapport par son nom précédemment enregistré.
Gardez vos dépenses à distance
Maintenant que vous savez comment exécuter vos notes de frais dans QuickBooks, à la fois sur une base annuelle et mensuelle, il sera beaucoup plus facile de suivre vos finances. Vous pouvez accéder à vos rapports à tout moment pour voir si des dépenses inutiles ont nui à votre entreprise. Si c'est le cas, utilisez QuickBooks pour déterminer quelles dépenses n'ont pas leur place dans votre entreprise.
