Google Sheets fait partie de la boîte à outils Google Drive qui vous permet d'afficher et de modifier des feuilles de calcul en temps réel. L'un des principaux avantages de l'outil est qu'il enregistre automatiquement toutes les modifications que vous apportez à un document.
Cependant, comment être sûr qu'une perte de connexion ne rendra pas une partie de votre travail vaine ? Ne vous inquiétez pas, car Sheets peut également fonctionner efficacement hors ligne.
Lisez cet article pour tout savoir sur les fonctionnalités d'enregistrement automatique et manuel de Google Sheet, ainsi que sur l'utilisation de cet outil hors ligne.
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La fréquence des sauvegardes automatiques de Google Sheets
Tout comme Google Slides et Docs, Google Sheets enregistre les modifications apportées à votre document en temps réel. Cela signifie que chaque modification du fichier (sortie d'une cellule, ajout de valeur, changement de format, insertion de fonctions) sera enregistrée.
La version récemment mise à jour de Google Sheets ne vous informe pas toujours que l'enregistrement automatique est en cours en haut de l'écran. Lorsque vous effectuez des actions simples telles que l'ajout de valeurs numériques ou de lettres aux cellules, il se peut que vous ne receviez pas de notification d'enregistrement automatique.
D'autre part, l'application vous informera que le document est enregistré chaque fois que vous effectuez une tâche plus complexe. Par exemple, si vous modifiez la mise en forme de la cellule, ajoutez un tableau ou insérez une fonction ou une formule.
De plus, si vous craignez de perdre des données en raison d'une perte de connexion, il serait préférable d'activer l'option d'utilisation hors ligne dans Google Sheets. Apprenez-en plus à ce sujet dans la section suivante.
Comment utiliser Sheets hors connexion
Si vous activez l'utilisation hors connexion de Google Sheets, vous pouvez afficher et modifier vos documents même sans connexion Internet.
Le document hors ligne se synchronisera avec la version sur le cloud afin que Google Sheets soit enregistré automatiquement même lorsque la connexion est interrompue. Une fois le courant rétabli, la version en ligne sera mise à jour avec les modifications que vous avez effectuées hors ligne.
Assurez-vous d'avoir une connexion la première fois que vous souhaitez activer l'utilisation hors ligne. En outre, vous devez utiliser Google Chrome et ajouter le document officiel Google Docs Offline extension . Ensuite, procédez comme suit :
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- Connectez-vous à votre compte Google sur Chrome.
- Accédez à votre Google Drive Les paramètres
- Cochez la case à côté de l'option 'Créer, ouvrir et modifier vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil en mode hors connexion'.
- Ouvrez votre Google Drive.
- Cliquez avec le bouton droit sur un fichier Sheet que vous souhaitez utiliser hors connexion. Si vous souhaitez enregistrer plusieurs documents, vous pouvez maintenir la touche Ctrl (PC) ou Commande (Mac) enfoncée et cliquer sur d'autres fichiers.
- Activez l'option « Disponible hors ligne ».
- Retournez à votre page d'accueil Google Drive.
- Cliquez sur le bouton « Aperçu hors ligne » en haut de la page (la coche au-dessus d'une ligne horizontale dans un cercle).
- Activez « Aperçu hors ligne ».
La prochaine fois que vous perdrez la connexion, vous pourrez accéder à votre Google Drive en utilisant « Aperçu hors connexion ». Vous pourrez afficher et modifier tous les documents que vous avez rendus disponibles hors connexion. Google Sheets continuera à enregistrer les modifications automatiquement après chaque mise à jour.
Voir l'historique des versions
Avec la récente mise à jour de Google Sheets, les nouvelles versions du document sont enregistrées moins fréquemment. Cela rend le suivi des modifications mineures un peu moins transparent qu'auparavant, mais cela enregistrera une nouvelle version du document après chaque modification majeure.
En outre, vous pouvez enregistrer manuellement une version afin de pouvoir y revenir ultérieurement. Pour ce faire, vous devez :
- Cliquez sur le menu 'Fichier' en haut de votre document.
- Passez la souris sur « Historique des versions ».
- Cliquez sur « Nom de la version actuelle » lorsque le menu se développe.
- Attribuez un nom à la version et validez.
Si vous souhaitez revenir à une version précédemment enregistrée du document, suivez les deux premières étapes ci-dessus, puis cliquez sur « Voir l'historique des versions ». Pour revenir à une version précédente, vous devez procéder comme suit :
- Cliquez sur la version souhaitée à droite de l'écran.
- Cliquez sur le bouton vert 'Restaurer cette version' en haut à gauche de l'écran.
Pas besoin de s'inquiéter avec les draps
Lorsque vous utilisez Google Sheets, vous n'avez pas à craindre de perdre un travail précieux. La fonction de sauvegarde automatique devrait fonctionner automatiquement, enregistrant chaque modification que vous apportez.
Si votre feuille ne se met pas à jour automatiquement, vous devez vérifier la qualité de votre connexion Internet. En outre, il est possible que la fonctionnalité ne fonctionne pas correctement si le cache de votre navigateur est surchargé. Dans ce cas, la suppression du cache et de l'historique devrait résoudre le problème.
Enregistrez-vous souvent différentes versions de Google Sheets ? À quelle fréquence restaurez-vous les versions précédentes du document ? Partagez votre opinion dans les commentaires ci-dessous.
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