Que vous cherchiez à créer une feuille de calcul financière rapide ou que vous souhaitiez travailler avec un collègue sur un document de type Excel, Google Sheets est une excellente alternative Web et gratuite à Excel, une application utilisée par des millions de personnes à travers le pays pour charger des données dans un document, l'afficher et le partager, et utiliser les mathématiques pour suivre un contenu spécifique avec une feuille de calcul.
L'un des aspects les plus utiles des tableurs est leur flexibilité. Une feuille de calcul peut servir de base de données, de moteur de calcul, de plate-forme sur laquelle faire de la modélisation statistique, d'éditeur de texte, de médiathèque, de liste de tâches, etc. Les possibilités sont presque infinies. Une utilisation particulièrement courante des feuilles de calcul, y compris Google Sheets, est le suivi du temps tel que les horaires horaires des employés ou les heures facturables.
Si vous utilisez Google Sheets pour suivre le temps de cette manière, vous devrez souvent calculer la différence entre deux horodatages, c'est-à-dire le temps qui s'est écoulé entre deux événements temporels. Par exemple, si quelqu'un a pointé à 9 h 15, puis à 16 h 30, il est resté à l'horloge pendant 7 heures et 15 minutes. Si vous devez utiliser Sheets pour quelque chose de ce genre, vous remarquerez rapidement qu'il n'est pas conçu pour gérer ce type de tâches.
Pourtant, bien que Google Sheets ne soit pas spécifiquement conçu pour gérer des fonctions comme celle-ci, il est facile de le persuader de le faire avec un peu de préparation. Dans cet article, je vais vous montrer comment calculer automatiquement la différence entre deux horodatages dans Google Sheets.
Pour cet article, j'utiliserai un format de feuille de temps, indiquant l'heure à laquelle la personne a commencé à travailler, l'heure à laquelle elle est partie et une durée (calculée). Vous pouvez voir la feuille de calcul que j'ai utilisée pour cet exemple ci-dessous :
Calcul du temps dans Google Sheets
Pour mesurer la différence entre deux cellules contenant des données temporelles, Sheets doit comprendre que les données des cellules sont des données temporelles. Sinon, il calculera la différence entre 9h00 et 10h00 comme 100 plutôt que 60 minutes ou une heure.
Pour ce faire, les colonnes de temps doivent être formatées en tant que Heure et la colonne de durée doit être formatée en tant que Durée. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer votre feuille de calcul :
- Ouvrez votre feuille Google.
- Sélectionnez la première colonne de temps (Time In) et cliquez sur le menu déroulant Format «123» dans le menu, puis sélectionnez Temps comme format.
- Répétez l'opération pour la deuxième colonne de temps (Time Out).
- Mettre en forme la colonne Heures travaillées comme Durée de la même manière.
Désormais, les colonnes sont correctement formatées pour calculer le temps écoulé entre deux horodatages enregistrés.
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Dans notre exemple, Time In est dans la colonne A, commençant à A2, et Time Out est dans la colonne C, commençant à C2. Les heures travaillées sont dans la colonne E. Avec les formats correctement définis, faire le calcul ne pourrait pas être plus facile. Il vous suffit d’utiliser la formule suivante: «= (C2-A2)». Cela vous donnera le temps écoulé entre les deux cellules et l'affichera en heures.
Vous pouvez aller plus loin dans ce calcul en ajoutant également des dates. Ceci est utile si vous avez des quarts de travail qui durent plus de 24 heures ou qui comprennent deux jours dans un seul quart de travail. Pour ce faire, définissez les colonnes d'heure d'entrée et d'expiration au format Date Heure.
C'est tout ce qu'on peut en dire. En suivant les étapes énumérées ci-dessus et en utilisant la formule fournie, il est incroyablement facile de calculer le temps dans Google Sheets.
Questions fréquemment posées
Vous pouvez faire beaucoup avec Google Sheets, voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées.
Comment ajouter des pauses lors du calcul du temps ?
Lors du calcul des heures travaillées par les employés, il est utile de savoir comment ajouter des pauses à votre feuille de temps. Il existe plusieurs façons d'ajouter une pause déjeuner aux heures travaillées par les employés, nous aborderons la méthode de début et de fin de pause.
- Créez la colonne Break Start et ajoutez les pauses dans les cellules.
Vous pouvez simplement laisser le format de colonne sur automatique, Google Sheets fera le reste.
2. Créez la colonne Break End et laissez le format sur automatique.
3. Calculez les heures pour la colonne Heures travaillées. Donc, E2 = (B2-A2) + (D2-C2). C'est-à-dire (Début de la pause - Heure de début) + (Temps mort - Fin de la pause) = Heures travaillées pour la journée.
Calculez cela pour chaque ligne, donc cela devrait ressembler à ceci.
Donc, E3 = (B3-A3) + (D3-C3), etc.
Comment convertissez-vous les minutes en fractions?
Lorsqu'il s'agit d'incréments de temps, il peut être utile de pouvoir les convertir en fractions au lieu de minutes, c'est-à-dire 30 minutes = 1/2. La conversion des minutes en fractions est facile, il existe plusieurs façons d'y parvenir.
- Créez une nouvelle cellule, K2 dans cet exemple, et formatez-la en Nombre .
2. Définissez la formule sur «= (E2) * 24'.
Le total devrait être de 5,50 et ressemblera à ceci.
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Vous pouvez facilement l'appliquer à un groupe ou une colonne de cellules et les convertir en quelques secondes.
Comment trouver le temps de travail le plus court ?
Si vous avez besoin de localiser rapidement le moins d'heures travaillées, cela devrait vous aider. La fonction MIN () est une fonction intégrée qui vous permet de localiser rapidement la valeur minimale dans une liste de nombres.
- Créez une nouvelle cellule et définissez-la sur Durée , I2 dans cet exemple, et affectez-lui la fonction '= MIN (E2: E12)«.
En supposant que vous ayez suivi l'exemple, le minimum devrait être 5:15:00.
Vous pouvez facilement appliquer la fonction MIN () ou MAX () à une colonne ou à un groupe de cellules, essayez-le par vous-même.
Comment calculez-vous le nombre total d'heures travaillées ?
Si vous n'êtes pas familiarisé avec la programmation ou Excel, certaines des fonctions intégrées de Google Sheets peuvent sembler étranges. Heureusement, cela ne prend pas beaucoup de temps pour calculer le total des heures travaillées. Dans cet exemple, nous calculerons le total des heures travaillées par tous les employés dans une journée.
- Créez une nouvelle cellule et affectez-la comme Durée , dans cet exemple, la cellule G13.
2. Dans le Formule (fx) Bar : saisissez ‘=SOMME (E2: E12)«. Cela vous donnera le total des heures travaillées des cellules E2 à E12. Il s'agit de la syntaxe standard pour Excel et divers langages de programmation.
Le total devrait être de 67:20:00 et ressembler à ceci :
Dernières pensées
Google Sheets n'a pas été spécialement conçu pour être utilisé comme feuille de temps, mais peut être facilement configuré pour cela. Cette configuration simple signifie que vous pouvez suivre les heures travaillées rapidement et facilement. Lorsque les intervalles de temps dépassent la barre des 24 heures, les choses deviennent un peu plus compliquées, mais Sheets peut toujours y parvenir en passant du format Heure à Date.
J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile. Si vous l'avez fait, assurez-vous de consulter d'autres articles TechJunkie pour trouver les trucs et astuces dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de vos outils et applications technologiques préférés.
(Vous voulez connaître l'âge d'une personne ? Consultez notre tutoriel sur comment calculer l'âge à partir d'une date de naissance dans Sheets . Vous pouvez également lire notre article sur la découverte combien de jours se sont écoulés entre deux dates dans Sheets ou peut-être voulez-vous apprendre comment afficher la date du jour dans Sheets .)
Vous avez d'autres conseils sur le suivi du temps pour Google Sheets ? Parlez-nous d'eux ci-dessous!
