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Comment télécharger et gérer des fichiers avec Google Forms



L'un des outils Google les plus populaires, Google Forms, est utile pour créer et analyser des enquêtes. Les mises à jour récentes ont introduit des fonctionnalités encore plus intéressantes pour un service déjà excellent. Que vous soyez un recruteur qui a besoin des CV des candidats ou peut-être un tuteur qui a besoin de récupérer les devoirs de ses étudiants, vous pouvez désormais autoriser d'autres personnes à télécharger des fichiers directement depuis votre formulaire Google.

Comment télécharger et gérer des fichiers avec Google Forms

Ajout du bouton de téléchargement de fichier à votre formulaire Google

L'ajout d'un bouton de téléchargement de fichier fait toute la différence en matière de formulaires.

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  1. Lors de la création d'un nouveau formulaire Google, vous aurez la possibilité d'ajouter des questions avec plusieurs options prédéfinies. Sélectionnez la dernière section et cliquez sur l'icône ⊕ (cercle avec plus) parmi les options situées à droite. Cette étape ajoute une nouvelle question (section) au formulaire.
  2. Cliquez sur la liste déroulante dans la section supérieure droite du cadre de questions (généralement intitulée Choix multiple).
  3. Choisir Téléchargement de fichiers de la liste.
  4. Sélectionner Continuer pour autoriser les téléversements de fichiers sur votre Google Drive.
  5. Saisissez votre question, puis personnalisez vos règles de téléchargement. Google Forms accepte automatiquement les modifications. Il n'est pas nécessaire de les enregistrer ni de cliquer sur quoi que ce soit.
  6. Les utilisateurs de Google Form voient désormais le Ajouter le fichier dans la section 'Télécharger le fichier' du formulaire.
  7. Les utilisateurs soumettent des fichiers en fonction des critères que vous avez définis ci-dessus, puis affichent leur liste de téléchargement et choisissent de Télécharger les à votre compte Drive.

Importer plusieurs fichiers à partir de Google Forms

Comme avec la plupart des services Internet qui permettent le téléchargement de fichiers, vous ne pouvez pas télécharger un dossier entier à la fois. Les fichiers individuels doivent être ajoutés séparément dans Google Forms.



Par exemple, si votre formulaire est utilisé pour les candidats à un emploi, vous le concevrez pour télécharger leur curriculum vitae séparément de leurs lettres de motivation.

De même, si vous avez besoin d'eux pour fournir leur curriculum vitae, une photo et une pièce d'identité numérisée, votre formulaire Google aura trois boutons de téléchargement - un pour chaque document demandé.

Options de stockage et de propriété des fichiers

Tous les fichiers téléchargés à partir de vos formulaires Google sont stockés sur votre Google Drive proprement et commodément.

Chaque Le titre de la question / section dans le formulaire est utilisé comme nom pour un nouveau dossier . Éléments téléchargés correspondant à une section particulière être stocké dans le dossier associé , le processus est donc relativement automatisé et ne nécessite aucune organisation manuelle.

Si à tout moment vous avez besoin de visiter un dossier spécifique dans Google Forms et de récupérer un fichier, dirigez-vous vers votre tableau de bord, puis sélectionnez l'onglet intitulé Réponses. Une fois là-bas, cliquez sur le Voir le dossier bouton situé dans la partie inférieure droite de la fenêtre.

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Si vous choisissez d'associer l'un de vos formulaires à Google Sheets, vous pouvez suivre tous les fichiers importés dans le Réponses onglet d'une feuille de calcul donnée. De plus, chaque fichier comprend un lien direct pour un accès plus facile.

Les répondants qui téléchargent directement des fichiers depuis leur Google Drive créent automatiquement une copie de leur fichier d'origine. Une fois le fichier téléchargé, vous (le propriétaire du formulaire) devenez également le propriétaire de la copie. Cependant, le fichier d'origine - à moins qu'il ne soit défini sur public - restera visible uniquement par son propriétaire.

Les téléverseurs suivent toutes ces actions dans leur barre latérale Google Drive.

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Exportation de formulaires activés pour le téléchargement avec Form Publisher

'Form Publisher' est un module complémentaire populaire de Google Forms qui transforme automatiquement les formulaires remplis en documents Google pour un partage et un examen faciles. Plutôt que d'accéder à chaque application à partir de votre tableau de bord et de rechercher les fichiers associés dans vos dossiers Drive, vous pouvez faites-les tous automatiquement convertis en fichiers PDF bien structurés pour un examen rapide.

Si vous souhaitez utiliser Form Publisher avec vos formulaires Google compatibles avec l'importation, vous pouvez effectuer deux opérations. Vous pouvez insérer un lien direct vers le fichier téléchargé ou afficher le lien directement dans le document si le fichier est une image PNG, JPG ou GIF. Ce dernier est incroyablement pratique car il vous permet d'imprimer des formulaires complets et de les consulter hors ligne si nécessaire.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, le bouton de téléchargement de fichiers dans Google Forms est sans aucun doute utile si vous êtes un représentant des ressources humaines traitant de nombreux CV ou un tuteur qui a de nombreux étudiants qui envoient leurs devoirs. Quel que soit l'objectif de votre formulaire, les utilisateurs finaux peuvent désormais importer des fichiers directement à partir de votre formulaire Google. Les fichiers sont stockés sur votre Google Drive, soigneusement organisés dans des dossiers séparés.

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