Comme la plupart des gens, vous utilisez probablement Excel pour des tâches sérieuses, telles que des projets scolaires ou professionnels. Ainsi, les fichiers sur lesquels vous travaillez sont très importants. En cas de problème, comme une coupure de courant, ou si vous fermez accidentellement le document, il n'y a aucune raison de paniquer.
Office 365 dispose de l'option d'enregistrement automatique, qui enregistre vos fichiers Excel, Word et PowerPoint toutes les quelques secondes. Office 2016 et les versions antérieures de la suite ont l'option de récupération automatique, qui vous permet de récupérer des fichiers qui n'ont pas été enregistrés correctement.
Poursuivez votre lecture et découvrez-en plus sur les fonctionnalités Excel AutoSave et AutoRecover.
Excel AutoSave
Si vous êtes abonné à Office 365, vos fichiers Office seront enregistrés automatiquement avec l'option d'enregistrement automatique. Cette option est activée par défaut et vous pouvez la voir dans le coin supérieur gauche de votre fenêtre Excel. L'enregistrement automatique enregistre les fichiers directement sur votre compte OneDrive Microsoft Cloud ou SharePoint Online.
Vous pouvez désactiver cette option en déplaçant le curseur. Si l'icône d'enregistrement automatique est grise, vos fichiers sont probablement enregistrés dans un emplacement autre que le cloud (par exemple, un dossier local sur votre ordinateur ou un serveur).
En règle générale, vous voulez que l'option d'enregistrement automatique soit activée à tout moment car vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin. Vous ne pouvez pas planifier des situations telles que des coupures de courant ou la fermeture d'Excel par erreur.
Au cas où vous vous demanderiez à quelle fréquence Excel AutoSave est enregistré, l'heure par défaut est toutes les dix minutes. Vous pouvez modifier ce paramètre, bien que le processus soit expliqué après la section de récupération automatique, car les chemins pour Office 365 et les versions antérieures sont les mêmes.
Problème d'enregistrement automatique
Bien que la fonction d'enregistrement automatique soit très utile à tout moment, certains utilisateurs se sont plaints d'un problème. Le problème survient lorsque vous essayez d'enregistrer un fichier à l'aide de Enregistrer sous et que l'option d'enregistrement automatique est activée.
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Les modifications que vous apportez avant d'utiliser la commande Enregistrer sous mettront à jour le fichier d'origine, même si vous ne le souhaitez pas. Si vous utilisez la fonction Enregistrer sous et que vous nommez le nouveau fichier différemment de l'original, cela peut entraîner des problèmes et de la confusion.
Les gens se sont plaints de cela et Microsoft a écouté. Dans les programmes Office 365, y compris Excel, Microsoft a introduit une nouvelle fonctionnalité Enregistrer une copie. Cette fonction vous aide à éviter les erreurs avec l'enregistrement automatique. Désormais, les fichiers peuvent être enregistrés exactement comme vous le souhaitez, sans apporter de modifications à l'original.
Récupération automatique d'Excel
L'enregistrement automatique n'était pas une chose dans les versions précédentes d'Office. Excel 2016 et les versions antérieures ont à la place l'option de récupération automatique. Cette fonctionnalité sert également de protection contre des circonstances inattendues qui pourraient supprimer vos fichiers.
Par exemple, lorsque Excel plante en raison d'une panne de courant, la prochaine fois que vous l'ouvrez, une fenêtre de récupération de document s'affiche. Vous pouvez ensuite choisir de récupérer le fichier ou de le supprimer. Vous verrez la date et l'heure exactes du fichier, vous pouvez donc déterminer exactement de quel fichier il s'agit.
Si vous avez perdu plusieurs fichiers, ils seront tous affichés. Vous pouvez également cliquer sur l'un d'entre eux et les prévisualiser avant de décider de les conserver ou non. Un conseil, gardez le temps de récupération à l'heure par défaut de dix minutes ou raccourcissez-le encore.
Comment modifier les minuteries d'enregistrement automatique et de récupération automatique
Des problèmes peuvent survenir à tout moment. Si vous êtes sur un projet important, il est préférable de planifier la sauvegarde des fichiers. Vous ne voulez pas perdre vos données, c'est pourquoi les minuteries Excel AutoSave ou AutoRecover doivent être réglées au minimum.
Voici comment modifier les minuteries d'enregistrement automatique et de récupération automatique (le même chemin est le même pour toutes les versions d'Excel):
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- Ouvrez Excel sur votre ordinateur.
- Cliquez sur le menu Fichier dans le coin supérieur gauche de l'écran.
- Sélectionnez Options dans le menu déroulant.
- Cliquez sur l'onglet Enregistrer à gauche.
- Vous pouvez choisir le format de fichier et activer ou désactiver les options AutoSave / AutoRecover ici. Assurez-vous que la case à cocher à côté de AutoSave / AutoRecover est cochée, ainsi que celle ci-dessous - Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer.
- Spécifiez la fréquence à laquelle l'enregistrement automatique ou la récupération automatique enregistreront les informations (entrez un nombre de 1 à 120, le temps est mesuré en minutes).
Ne perdez pas de données
Perdre un fichier Excel sur lequel vous avez travaillé pendant des heures est un cauchemar. C'est arrivé à tout le monde, au moins une fois. Vous n’avez plus à vous en soucier, activez simplement l’enregistrement automatique et la récupération automatique, et vous serez en sécurité.
Le minuteur de récupération automatique peut être défini sur aussi peu que 1 minute, notez simplement que cela peut affecter vos performances Excel. Même ainsi, vous ne remarquerez probablement même pas la différence. Cette fonctionnalité est trop avantageuse pour être négligée.
Comment votre minuterie pour la récupération automatique et la sauvegarde automatique est-elle définie? Avez-vous déjà eu besoin de cette fonctionnalité? Faites-nous savoir dans la section des commentaires, nous serons heureux de vous entendre.
