Smartsheet est un outil de collaboration hautement personnalisable qui s'adapte à pratiquement toutes les tâches que votre entreprise peut lui confier. En surface, cela ressemble à une autre application de feuille de calcul, mais c'est aussi bien plus.
Avec toutes ces options de personnalisation, vous aurez forcément quelques questions sur la personnalisation, en particulier en ce qui concerne les colonnes principales. Bien que certains aspects de ces colonnes soient permanents une fois que vous les avez définis, il existe d'autres moyens de contourner le problème pour qu'il fonctionne comme vous le souhaitez.
Continuez à lire pour découvrir des trucs et astuces que vous ne connaissez peut-être pas sur la personnalisation de la colonne principale dans Smartsheet.
Existe-t-il un moyen caché de modifier la colonne principale dans Smartsheet ?
Malheureusement, une fois que vous avez défini la colonne principale dans Smartsheet, vous ne pouvez pas la modifier, qu'elle soit masquée ou non. Cependant, il existe une variété de solutions de contournement qui peuvent vous aider à apporter des modifications à la colonne principale au lieu de redésigner la colonne elle-même.
Alternative #1 – Modifier le contenu
Si le contenu de la colonne principale est le problème et que vous souhaitez échanger des données d'une colonne à une autre, vous pouvez le modifier en procédant comme suit :
- Choisissez une colonne proche de la colonne principale et sélectionnez la flèche dans l'en-tête de colonne pour ouvrir le menu déroulant.
- Cliquez sur Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche.
- Nommez la nouvelle colonne.
- Coupez et collez les données de la colonne principale dans la nouvelle colonne.
- Coupez et collez les données que vous souhaitez à la place dans la colonne principale maintenant vide.
Vous pouvez également utiliser la solution de contournement de la colonne temporaire. Cela ne changera pas votre colonne principale désignée, mais c'est un moyen de déplacer des données sur une feuille déjà développée et remplie. Les étapes sont similaires à celles ci-dessus, sauf que vous créez une colonne temporaire supplémentaire pour aider à déplacer les données. Le processus ressemble à ceci :
- Créez une colonne temporaire n'importe où sur la feuille.
- Copiez et collez les données de votre colonne principale dans la colonne nouvellement créée.
- Copiez et collez les données de la colonne que vous vouliez faire de votre colonne principale dans l'espace désormais vide de la colonne principale.
- Supprimez la colonne temporaire de la feuille.
- Renommez votre nouvelle colonne primaire et la colonne dans laquelle vous avez récupéré les données primaires.
Renommer la colonne principale est un processus simple. Double-cliquez simplement sur le nom de la colonne pour que le curseur apparaisse dans la zone de texte et tapez le nouveau nom. N'oubliez pas d'essayer d'utiliser des noms descriptifs pour la colonne principale afin de garder les choses claires lorsque vous collaborez avec d'autres utilisateurs.
Alternative #2 - Masquer la colonne principale
Masquer la colonne principale est également une option, surtout si vous ne prévoyez pas d'utiliser des hiérarchies dans la feuille. Laissez-le simplement vide puis masquez-le. Consultez les étapes ci-dessous pour masquer une colonne :
- Passez l'icône du curseur sur le nom de la colonne que vous souhaitez masquer.
- Choisissez l'icône à trois points horizontaux empilés pour Plus.
- Faites défiler vers le bas et sélectionnez Masquer la colonne dans le menu déroulant.
- Pour afficher à nouveau la colonne masquée, cliquez sur la double barre qui représente la colonne masquée dans l'en-tête de colonne et faites-la glisser pour l'ouvrir.
Gardez à l'esprit que seuls les collaborateurs sous licence avec un accès administrateur et les propriétaires de feuilles peuvent accéder à cette fonctionnalité pour masquer les colonnes. Toute personne disposant d'un accès Visualiseur ou Éditeur ne peut pas afficher la colonne à l'aide de Smartsheet. Cependant, cette fonctionnalité peut être contournée si ces collaborateurs exportent la Smartsheet vers Excel et affichent les colonnes à l'aide du programme Microsoft.
De plus, vous pouvez désigner vous-même une colonne principale lorsque vous créez une nouvelle feuille et importez les données d'un autre endroit. Malheureusement, c'est la seule façon de définir vous-même la colonne principale. Si vous choisissez de créer une nouvelle feuille Smartsheet, l'application crée la colonne principale et la définit automatiquement.
Copier/coller le contenu de la colonne principale dans une autre colonne
Malheureusement, Smartsheet ne prend pas en charge les fonctions de copier-coller pour les colonnes, mais vous pouvez copier et coller des lignes et des cellules. Cela peut prendre un peu plus de temps, mais c'est la seule solution actuellement disponible pour l'application.
Suivez ces étapes pour copier et coller des cellules dans ou entre des feuilles :
- Mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez cloner.
- Faites un clic droit sur votre souris, faites défiler vers le bas et sélectionnez Copier ou utilisez les raccourcis clavier (Ctrl + C sous Windows, Commande + C sur un Mac).
- Accédez à la cellule où vous souhaitez copier les informations et cliquez une fois dessus.
- Collez en utilisant le menu déroulant lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur les raccourcis de votre souris ou de votre clavier.
Copier et coller des lignes fonctionne un peu différemment, mais si vous êtes familier avec les feuilles de calcul Excel, ce processus devrait également vous être familier. Pour un rappel, jetez un oeil ci-dessous:
- Copiez la ligne en mettant en surbrillance le numéro de ligne et en utilisant la sélection du menu déroulant Copier ou les raccourcis clavier.
Si vous souhaitez copier plusieurs lignes consécutives, cliquez d'abord sur le numéro de la ligne du haut. Ensuite, maintenez le bouton '' Shift '' enfoncé et sélectionnez le numéro de la ligne du bas pour mettre en surbrillance toutes les lignes intermédiaires.
- Collez les lignes copiées en cliquant sur le numéro de lignes, puis sur la flèche à côté.
- Faites défiler le menu et sélectionnez Coller la ligne.
Gardez à l'esprit que les discussions ou les pièces jointes liées aux données de ligne ne sont pas copiées ou collées dans les nouvelles lignes. Vous pouvez conserver les discussions ou les pièces jointes lorsque vous copiez des lignes, mais vous devrez copier les données sur une autre feuille.
Si vous avez besoin de copier des données de votre colonne principale vers une autre feuille, voici comment procéder :
- Sélectionnez et copiez toutes les lignes que vous souhaitez cloner à partir de la colonne principale.
- Passez le curseur sur la zone en surbrillance et faites un clic droit dessus.
- Sélectionnez Copier sur une autre feuille dans le menu déroulant.
- Recherchez la feuille de destination dans la fenêtre du sélecteur de feuilles.
- (Facultatif) Cochez les cases pour Inclure les commentaires et/ou Inclure les pièces jointes.
- Sélectionnez le bouton OK.
Lorsque vous copiez des données d'une feuille à une autre, les lignes apparaissent au bas de la feuille de destination. La fonctionnalité ne remplit pas automatiquement les colonnes, mais vous pouvez créer une nouvelle colonne dans la feuille de destination et utiliser la méthode copier-coller pour la remplir avec des données.
Copier une colonne et la coller dans la colonne principale
Smartsheet ne prend actuellement pas en charge les fonctions de copier-coller pour les colonnes, principales ou autres. Cependant, vous pouvez toujours déplacer des données d'une colonne à une autre en copiant des cellules ou des lignes. Cela peut sembler un peu plus fastidieux, mais c'est la seule solution de contournement disponible pour le moment.
Pour copier un groupe de cellules dans la colonne principale, suivez les étapes ci-dessous :
- Mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez copier.
- Utilisez la fonction Copier du bouton droit de la souris ou les raccourcis clavier pour copier les cellules dans le presse-papiers.
- Cliquez sur les cellules dans lesquelles vous souhaitez coller les nouvelles données dans la colonne principale.
- Faites un clic droit et choisissez l'option Coller dans le menu déroulant ou utilisez les raccourcis clavier pour coller les nouvelles données.
Vous pouvez également utiliser l'alternative #1 mentionnée ci-dessus pour modifier le contenu de la colonne principale. Les étapes sont les suivantes:
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- Créez une nouvelle colonne.
- Copiez et collez les anciennes données de la colonne principale dans la colonne nouvellement créée, ce qui libère la colonne principale de tout contenu.
- Copiez et collez les nouvelles données de la colonne existante à partir de laquelle vous vouliez initialement transférer les données vers la colonne principale.
- Supprimez la colonne nouvellement créée avec les anciennes données de la colonne principale ou renommez-la.
N'oubliez pas que le copier-coller des données d'une colonne à l'autre peut prendre un certain temps, car Smartsheet ne prend pas en charge cette fonctionnalité. Ils peuvent mettre à jour l'application à l'avenir pour inclure une fonction de copier-coller de colonne, mais pour l'instant, vous devrez le faire par cellules ou par lignes.
Renommez la colonne principale et celle que vous voulez comme principale
Vous ne pouvez pas modifier la désignation de la colonne principale une fois que l'application l'a définie comme principale dans une nouvelle feuille. La première colonne de la feuille sera toujours la colonne principale et vous ne pouvez pas la remplacer par une autre colonne. Cependant, si vous vouliez simplement renommer vos colonnes, il vous suffit de double-cliquer sur l'en-tête du nom de la colonne et de renommer la colonne dans la zone de texte.
Masquer la colonne principale
Masquer la colonne principale est un processus simple.
- Passez l'icône de la souris sur le nom de la colonne.
- Sélectionnez l'icône Plus pour ouvrir le menu déroulant.
- Choisissez Masquer la colonne dans le menu.
Vous ne pouvez masquer ou afficher des colonnes que si vous êtes le propriétaire de la feuille et/ou si vous disposez d'un accès administrateur.
FAQ sur la colonne principale de Smartsheet
Puis-je masquer la colonne principale dans un rapport groupé ?
Vous pouvez essayer de configurer le rapport à l'aide des onglets de la barre d'outils supérieure après avoir utilisé le Générateur de rapports. Les options de configuration des rapports incluent :
• Critères de filtrage
• Grouper
• Colonnes à afficher
• Feuilles sources
Malheureusement, des colonnes masquées peuvent toujours apparaître dans les rapports lorsque vous utilisez des fonctions telles que les boîtes de dialogue Envoyer, Modifier ou Imprimer, que la case Inclure les colonnes masquées soit sélectionnée ou non. Cela a à voir avec la façon dont Smartsheet a conçu les rapports pour extraire des données. Il collecte les données de chaque ligne de la feuille, et non de chaque colonne. Par conséquent, il peut tout afficher dans la feuille, y compris les colonnes que vous avez masquées ou filtrées.
La colonne principale doit-elle être un champ texte/numérique ?
Oui, les colonnes principales sont toujours de type Texte/Nombre. Ces propriétés ne peuvent pas être modifiées ou modifiées car elles font partie de la conception de l'application.
Solutions de contournement principales
Smartsheet n'a peut-être pas la polyvalence dont vous avez besoin, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas utiliser une solution de contournement pour obtenir ce dont vous avez besoin à partir de l'application. N'hésitez pas à utiliser ces méthodes alternatives pour insérer un nouveau contenu dans la colonne principale ou masquer complètement cette première colonne si elle ne répond pas à vos besoins.
N'oubliez pas que bon nombre de ces actions ne peuvent être effectuées que par des utilisateurs sous licence disposant de privilèges d'administrateur ou par les propriétaires de la feuille en question.
Les colonnes principales font-elles partie intégrante de la façon dont vous utilisez Smartsheets ? À quelle fréquence modifiez-vous ou masquez-vous la colonne principale ? Parlez-nous à ce sujet dans la section des commentaires ci-dessous.
