En règle générale, les réunions, qu'elles soient en ligne ou dans une salle de conférence, sont programmées et animées par la même personne. Dans Zoom, cependant, le rôle de l'hôte est beaucoup plus polyvalent, les utilisateurs pouvant partager ou déléguer certaines de leurs tâches.
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En fait, cette application utile permet de prévoir un co-hôte, ou au moins un hôte alternatif au cas où vous ne pourriez pas vous rendre à la réunion. Mais vous pouvez également ignorer les commandes de l'organisateur si vous devez quitter la réunion soudainement. Cela garantit que tout continue de fonctionner correctement. Mais comment changez-vous exactement les tâches d'hébergement dans Zoom ?
Comment passer les contrôles d'hôte
Vous avez probablement assisté à une réunion où les choses ont duré trop longtemps. Une situation assez courante lorsqu'une équipe essaie de résoudre un problème. Souvent, ces réunions sont facilitées par Zoom, et les participants peuvent venir du monde entier.
Mais que se passe-t-il si l'hôte qui supervise la session doit partir ? Il se peut que la réunion ait été trop longue et qu'ils aient un engagement préalable. Ou que quelque chose s'est soudainement produit.
Heureusement, Zoom vous permet de transmettre les commandes de l'hôte à quelqu'un d'autre dans la réunion. Voici comment procéder :
- Sélectionnez Gérer les participants dans la barre de contrôle de l'hôte.
- Ouvrez la liste des participants, survolez le participant qui sera le prochain hôte, puis sélectionnez Plus.
- Sélectionnez maintenant Créer un hôte.
- Confirmez la sélection en cliquant sur Oui dans la fenêtre contextuelle.
C'est si simple, en quelques clics, et quelqu'un d'autre peut prendre en charge la réunion Zoom. Mais voici quelques points à retenir en ce qui concerne le fonctionnement de ce processus pour les utilisateurs sous licence et gratuits.
- Les hôtes qui sont des utilisateurs sous licence peuvent transmettre les contrôles d'hôte à un utilisateur gratuit, et la réunion se déroulera toujours pour une durée illimitée.
- Les hôtes qui sont des utilisateurs gratuits peuvent transmettre les contrôles de l'hôte à n'importe quel utilisateur, y compris sous licence, pour une durée limitée de 40 minutes.
Ajouter un co-hôte
Si une réunion Zoom accueille un grand nombre de participants, comme c'est le cas avec certains webinaires, la présence d'un co-organisateur peut être extrêmement utile. Si le travail de l'hôte principal est de donner une conférence, il est bon d'avoir un hôte supplémentaire pour s'assurer qu'il ne soit pas interrompu par des tâches, comme démarrer et arrêter un enregistrement ou interagir avec les participants.
En termes simples, quelqu'un va s'occuper d'une partie plus administrative de la réunion. L'hôte peut attribuer des tâches de co-coût lors d'une réunion, et il est important de souligner que le co-hôte ne peut pas démarrer la réunion par lui-même.
Noter: Cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec un abonnement payant pour Zoom. Si vous ne voyez pas l'option, c'est parce que vous devez payer pour l'un des abonnements premium de Zoom.
Tout d'abord, vous devez activer la fonction dans les paramètres de zoom (uniquement disponible sur le site Web).
- Connectez-vous à votre compte sur le portail Web Zoom. L'application de bureau ne nous donne pas cette option.
- Cliquez sur « Paramètres » sur le côté gauche.
- Sous l'onglet Réunions, faites défiler jusqu'à 'En réunion (de base).'
- Activez l'option « Co-hôte » (conseil utile : utilisez ctrl+F ou cmd+F pour trouver rapidement le paramètre de co-hôte).
Vous pouvez désormais ajouter un co-organisateur à votre réunion :
- Appuyez sur l'onglet « Participants ».
- Cliquez sur « Plus » à côté de l'utilisateur.
- Cliquez sur l'option 'Créer un co-hôte'.
N'oubliez pas que vous pouvez également utiliser ces étapes pour révoquer les privilèges de co-hôte des utilisateurs.
Si vous essayez de le faire et que vous voyez que l'option Co-host est grisée, cela signifie probablement que vous n'êtes pas l'administrateur de Zoom, mais simplement un membre. Vous devrez contacter l'administrateur Zoom.
Fonctionnalité d'hôte alternatif
Souvent, même lorsque vous planifiez tout parfaitement, les choses ne se passent pas toujours comme vous le souhaitez. Cela arrive tout le temps et peut être incroyablement gênant. Mais c'est pourquoi il est bon d'avoir un plan d'urgence. S'il y a une réunion qui est importante pour toute l'équipe, ou une leçon importante pour les étudiants, vous voulez vous assurer qu'ils ne manquent pas.
À cet égard, la fonction d'hôte alternatif de Zoom peut vous sauver la vie. Un utilisateur Zoom sous licence peut sélectionner un autre utilisateur sous licence pour devenir l'hôte alternatif, pour une raison quelconque. L'hôte alternatif sera averti par e-mail et recevra toutes les instructions sur la façon de démarrer la réunion elle-même.
L'hôte alternatif peut également recevoir des privilèges de planification, au cas où il devrait prendre d'autres rendez-vous en l'absence de l'hôte d'origine. Voici comment désigner un hôte alternatif dans Zoom :
- Connectez-vous au Zoom sur votre ordinateur.
- Sélectionnez l'horaire (icône de calendrier).
- Sélectionnez Options avancées.
- Saisissez le nom ou l'adresse e-mail dans la zone Hôte alternatif.
- Cliquez sur Planifier pour terminer le processus.
- Désormais, l'hôte alternatif recevra une notification par e-mail indiquant qu'il est le remplaçant désigné.
Conseil de pro : si vous utilisez cette fonctionnalité pour un webinaire, assurez-vous que l'hôte d'origine dispose d'un module complémentaire de webinaire Zoom.
Questions fréquemment posées
Les réunions Zoom sont devenues une partie si importante de nos vies au cours de la dernière année. C'est pour cela que nous devons être des experts sur la plateforme. Voici quelques réponses supplémentaires à vos questions les plus fréquemment posées.
Puis-je avoir plus d'un hébergeur ?
Vous pouvez ajouter des co-organisateurs à votre réunion. Malheureusement, il s'agit d'une fonctionnalité premium. Vous pouvez consultez les prix de Zoom ici . Si vous faites partie d'une administration, assurez-vous que vous êtes connecté avec les informations d'identification appropriées pour activer la fonction de co-hôte.
Que se passe-t-il lorsque l'hôte est déconnecté ?
Si l'hôte rencontre un problème avec Internet et perd la connexion, la réunion se poursuivra. Dans les situations où il y a un co-hôte, cette personne deviendra automatiquement l'hôte. Mais, si aucun co-organisateur n'est disponible, la réunion se poursuivra sans l'organisateur.
Lorsque l'hôte se réintègre, ses privilèges seront automatiquement restaurés pour l'utilisateur.
Zoom rend l'hébergement plus efficace
Il n'y a pas de certitudes dans le monde des réunions en ligne. Les choses bougent tout le temps, sont annulées et des problèmes techniques surviennent. Avec Zoom, les perturbations sont réduites au minimum. Cela inclut de s'assurer que les hôtes peuvent faire un meilleur travail lors des réunions et des webinaires.
Si vous devez passer le relais à un autre destinataire et partir, pas de problème. Si vous avez besoin d'un hôte ou d'un hôte de secours, Zoom vous soutient également. Tout est une question de quelques clics, et vous pouvez respirer un peu plus facilement.
Avez-vous déjà organisé une réunion ou un webinaire avec Zoom ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
