Le courrier électronique peut être une chose difficile à gérer.Dans un environnement de travail, il est impératif que vous gardiez une boîte de réception organisée afin de maintenir votre efficacité. Une boîte de réception encombrée peut s'avérer très pénible, en particulier lorsque vous êtes obligé de faire défiler des montagnes d'e-mails plus anciens dont vous n'avez peut-être plus besoin. À un moment donné, ces anciens e-mails ont peut-être servi un objectif, mais se sont depuis transformés en obstacles supplémentaires lors de la recherche d'un e-mail spécifique. Une boîte de réception remplie de spam peut vraiment vous empêcher de gérer votre bibliothèque d'e-mails, et bien qu'il existe de nombreuses façons d'empêcher vos e-mails de figurer sur des listes de spam supplémentaires, nous vous recommandons envoyer votre email de manière anonyme —Vous devez toujours effacer les anciens messages de spam qui se sont retrouvés dans votre boîte de réception en premier lieu.
Pour éviter de perdre beaucoup de temps, je ne recommanderais pas d'essayer de supprimer manuellement tous vos anciens e-mails. Au lieu de cela, grâce à l'aide de filtres, vous pourrez vous débarrasser de ces e-mails beaucoup plus rapidement. En créant un filtre, vous pouvez supprimer les anciens messages en fonction d'un laps de temps spécifié. Le seul problème que je vois avec l'utilisation des filtres est qu'ils ne s'appliquent qu'aux messages nouvellement reçus. Vous pouvez appliquer des filtres à l'avenir pour vous assurer que l'empilement ne se produira pas une deuxième fois, mais qu'en est-il de ces e-mails qui remplissent votre boîte de réception maintenant?
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Supprimer automatiquement les anciens e-mails dans Gmail
Il y a quelques points à aborder pour se débarrasser de ces e-mails plus anciens et inutiles qui affligent votre boîte de réception Gmail. Je vais vous expliquer comment configurer vos filtres, les appliquer pour une utilisation future et comment vous débarrasser de tous les anciens e-mails actuels à l'aide du module complémentaire Gmail, Email Studio .
Configuration de vos filtres
Commençons par configurer votre Filtres .
Pour commencer:
- Connectez-vous à votre compte Gmail avec les informations d'identification requises.
- Localisez l'icône Cog / Gear. C'est le Paramètres Gmail menu et se trouve dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cliquez sur cette icône puis sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant.
- Cliquez sur l'onglet Filtres, puis cliquez sur Créer un nouveau filtre .
- Dans la zone de saisie A les mots, saisissez ce qui suit - plus vieux que: x où x est la durée des messages que vous souhaitez supprimer. Ce sera un nombre suivi d'une lettre. Les lettres qui suivent se rapportent à la période de temps. Vous devrez utiliser d pendant des jours, w pendant des semaines et m pendant des mois. Un exemple serait plus vieux que: 3d si vous souhaitez supprimer les e-mails datant de plus de trois jours.
- Ensuite, cliquez sur le Créer un filtre avec cette recherche bouton.
- Remplissez les cases intitulées Supprimer et Appliquer également le filtre avec une coche en cliquant dessus.
- Enfin, cliquez sur Créer un filtre pour être témoin de tous vos anciens e-mails, en fonction de la date que vous venez de définir, passez de votre boîte de réception à votre dossier Corbeille.
Lorsque les messages sont supprimés dans Gmail, ils ne disparaissent pas instantanément. Au lieu de cela, vous pouvez les trouver dans votre dossier Corbeille. Cela signifie que ces e-mails seront toujours comptabilisés dans votre capacité globale de données. Pour les débarrasser de leur intégralité, vous pouvez soit attendre que Gmail les supprime automatiquement après 30 jours, soit les supprimer tous vous-même. Pour effectuer ce dernier, cliquez sur le Poubelle dossier puis cliquez sur le lien Vider la corbeille maintenant .
Filtre pour suppression future (réapplication)
Le titre de cet article traite de la suppression automatique. Malheureusement, les filtres ne peuvent pas être déclenchés automatiquement. Vous devrez revenir en arrière et appliquer à nouveau le filtre à votre boîte de réception actuelle.
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Pour réappliquer un filtre:
- Revenez dans vos paramètres en cliquant sur l'icône Cog / Gear en haut à droite de la fenêtre Gmail et en sélectionnant Paramètres dans la liste déroulante.
- Cliquez sur l'onglet Filtres.
- Étant donné que vous avez déjà créé un filtre précédemment, vous pouvez maintenant cliquer sur Éditer , qui se trouve à côté de ce filtre. Si vous avez déjà créé plusieurs filtres, vous pouvez facilement trouver celui que vous souhaitez car les critères de chaque filtre seront affichés.
- Cliquez sur Continuer dans la section qui apparaît avec vos critères de recherche. Ce sera un écran similaire à celui qui est apparu lorsque vous avez configuré le filtre d'origine.
- Cochez à nouveau la case à côté de Appliquer également le filtre à.
- Cette fois, pour activer le filtre, cliquez sur Mettre à jour le filtre . Tous vos anciens e-mails, définis sur la période spécifiée, seront désormais transférés vers le Poubelle dossier.
Email Studio
Email Studio est livré avec une fonctionnalité astucieuse qui supprimera automatiquement tous vos anciens e-mails d'un expéditeur spécifié ou ceux situés dans un dossier spécifique. La fonction de purge automatique intégrée aidera à garder votre boîte aux lettres Gmail beaucoup plus organisée, ce qui vous permettra de créer un environnement de travail plus efficace.
Avec Email Studio, vous pouvez archiver et appliquer Marquer comme lu à tous les e-mails actuellement dans votre boîte de réception qui y sont depuis plus de trois mois. Il vous permet également de supprimer définitivement tous les e-mails de votre Poubelle et Pourriel dossiers automatiquement après deux jours. En prime supplémentaire, la purge automatique comprend une fonction de désabonnement des e-mails qui peut vous aider à supprimer facilement votre adresse e-mail de l'une de ces listes de diffusion de newsletter embêtantes. Il y a aussi beaucoup plus dont le module complémentaire est capable, mais je pense que ceux déjà mentionnés soulignent exactement ce dont nous avons besoin pour cet article.
Le forfait de base est gratuit, mais pour tirer le meilleur parti du produit, une version premium est proposée au prix annuel de 29 $. La mise à niveau vous permettra de créer plusieurs ensembles de règles de purge et comprend un planificateur de courrier électronique, un transitaire et un répondeur automatique.
Configurer et activer la purge automatique dans Gmail
De toute évidence, la première chose à faire est de télécharger et d’installer le Email Studio Ajouter. Une fois cela fait, vous pourrez voir l'icône Email Studio dans la barre latérale droite lorsque vous ouvrirez l'un de vos e-mails Gmail.
Pour l'utiliser:
- Ouvrez le module complémentaire Email Studio et connectez-vous à l'aide de votre compte Gmail.
- Vous verrez une liste d'options. À partir de ces options, choisissez l'outil de nettoyage des e-mails.
- Ensuite, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle afin de mettre en place une règle (un peu comme ce que vous avez fait avec le Filtres ).
- La configuration d'une règle se compose de deux parties: vous devez spécifier une condition, puis une action. Pensez à la cause et à l'effet. L'action se déclenchera une fois que la condition spécifiée est remplie.
- Pour définir une condition, vous pourrez utiliser des paramètres de recherche avancés dans Gmail tels que plus récent que ou alors a: pièce jointe ou alors plus grand que . Utilisez-les pour vous aider à trouver la correspondance exacte avec les e-mails Gmail que vous souhaitez Archiver , envoyer au Poubelle , ou déplacez-vous dans un autre dossier.
- Une fois qu'une règle a été créée, cliquez sur le bouton Sauvegarder bouton. Email Studio fonctionnera désormais en arrière-plan, effectuant une vérification d'exécution toutes les heures en exécutant l'action spécifiée lorsqu'un e-mail remplit les conditions qui lui sont associées. Vous n'aurez pas du tout besoin de faire quoi que ce soit manuellement.
