Google Docs est un excellent outil de collaboration car il permet à plusieurs personnes de modifier et de travailler sur un seul document en même temps, sans perdre de vue qui fait quoi. Si vous ou votre organisation utilisez Google Docs, savoir qui dans l'équipe a consulté quel document et quand peut être une information utile. Qu'il s'agisse de s'assurer que tout le monde a lu un brouillon, des termes et conditions, votre dernière soumission, des politiques et procédures ou tout autre document important, il est essentiel de pouvoir voir qui a fait quoi et quand.
Jusqu'à récemment, vous ne pouviez pas voir qui consultait vos documents Google. Vous pouvez voir qui l'a édité, mais pas qui vient de le lire. S'ils n'ont pas enregistré, modifié ou laissé de commentaire, vous ne saviez pas du tout si une personne en particulier lisait la dernière version d'un document. De plus, puisque vous pouvez partager Google Docs avec des autorisations en lecture seule, vous pouvez partager le document avec certaines personnes dans le but qu'elles examinent le document mais n'apportent aucune modification.
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Les versions actuelles de Google Docs vous permettent de configurer les paramètres afin que vous puissiez voir qui a consulté votre Google Docs. Voyons comment vous pouvez le faire vous-même.
Le moniteur d'activité G Suite
G Suite est généralement utilisé par les organisations dans lesquelles la collaboration est essentielle. Si vous utilisez G Suite pour collaborer régulièrement avec d'autres personnes, vous pouvez utiliser le moniteur d'activité pour afficher l'historique de consultation de n'importe quel fichier Google Docs.
Suivez ces étapes pour le faire :
- Ouvert un fichier Google Sheet
- Cliquez sur la tendance à la hausse icône flèche en haut à droite, ou allez à la Outils menu déroulant
- Ouvrez le Tableau de bord d'activité
- Clique sur le Tous les spectateurs pour l'onglet de votre organisation
Ce processus vous permettra de suivre les vues dans le document, y compris la date et l'heure de la dernière vue pour chaque visionneuse.
Si vous ne voyez pas l'option Moniteur d'activité dans votre document Google, cela signifie probablement que vous êtes connecté à la version gratuite de Google Docs, ou à un compte personnel, plutôt qu'à une version G Suite.
Tendances des téléspectateurs et des commentaires
En plus de voir qui a consulté vos documents Google, le moniteur d'activité vous permet également de voir les tendances lorsque les gens ont consulté ou commenté votre document.
Tendance des téléspectateurs : Vous montre un graphique à barres du nombre de téléspectateurs uniques sur une période de temps que vous choisissez de 7 jours à tous les temps.
Tendance des commentaires : Vous montre des graphiques à barres de la tendance des commentaires sur une période de temps allant de 7 jours à tous les temps.
Désactiver l'historique d'affichage dans Google Docs
Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez désactiver l'historique d'affichage d'un document, vous pouvez également le faire en suivant ces étapes rapides :
- Ouvert la feuille Google
- Cliquez sur la tendance à la hausse La Flèche dans le coin supérieur droit de votre document ou accédez à Outils depuis le menu déroulant
- Ouvrez le Tableau de bord d'activité
- Sélectionner Paramètres de confidentialité .
- En dessous de Réglage des documents , basculer Afficher mon historique de consultation pour ce document à off.
Cette option est également disponible dans la version personnelle ou gratuite de Google Docs. Si vous travaillez sur un document mais que vous ne voulez pas que vos collaborateurs le sachent tant que vous n'êtes pas prêt à partager vos révisions finales, vous pouvez désactiver l'historique des vues.
- Commencez par ouvrir Google Sheets et cliquez sur Réglages .
- La Réglages Le menu vous permet de désactiver l'historique de vos vues avec le Tableau de bord d'activité réglages. Une fois que vous avez basculé ceci sur le À l'arrêt positionner, cliquer D'ACCORD pour enregistrer les modifications.
Comment voir qui a apporté des modifications à votre document Google
Le contrôle de version est très important, surtout si vous travaillez dans une industrie réglementée. Le contrôle de version est quelque chose que Google Docs fait bien depuis un certain temps. Docs montrera qui a modifié un document, l'a enregistré ou l'a partagé. Cela fonctionne non seulement avec G Suite, mais également avec Google Docs personnel.
Si vous êtes intéressé par le contrôle de version ou si vous voulez vous assurer que personne n'a apporté de modifications sans verrouiller le fichier, vous pouvez le savoir en suivant ces étapes :
- Ouvert une feuille Google que vous souhaitez suivre.
- Sélectionner Dossier et Historique des versions
- Sélectionner Voir l'historique des versions
- Une fenêtre devrait apparaître sur la droite de votre écran montrant chaque sauvegarde et modification pour le document en question.
Dans cette fenêtre, vous devriez également avoir la possibilité d'afficher la version précédente du document avant que les modifications ne soient apportées.
Ceci est essentiel pour le contrôle de version, car vous disposez d'une piste d'audit des modifications apportées, de leur date et de leur auteur. C'est également utile si vous avez apporté des modifications, dormez dessus, changez d'avis et souhaitez les annuler.
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Comment voir qui a partagé votre document Google
Vous pouvez également voir qui a partagé votre document Google et quand. Vous pouvez également voir les paramètres de partage afin de mieux contrôler l'accès à votre document.
- Aller à drive.google.com
- Cliquer sur Mon lecteur à gauche
- Cliquez sur le petit je bouton dans le coin supérieur droit
- Maintenant, cliquez Activité
- Cliquez sur chaque fichier ou dossier individuellement ou examinez la barre de défilement à droite de l'écran. Cela vous montrera qui a partagé votre document.
Vous pouvez également vérifier à partir du document en sélectionnant Partager. Les noms des individus apparaîtront dans la fenêtre contextuelle. S'il y a plusieurs personnes, sélectionnez un nom et la liste de tous les noms apparaîtra.
Dernières pensées
Votre capacité à déterminer qui a consulté, partagé et modifié vos documents est limitée si vous n'avez pas accès à un compte G Suite ; cependant, il existe encore des moyens d'obtenir des informations de base.
En suivant les étapes fournies dans ce guide, vous pouvez voir rapidement et facilement qui a consulté, modifié, modifié votre document Google Docs de quelque manière que ce soit. Avez-vous des questions, des expériences ou des conseils concernant l'affichage de l'activité sur vos documents Google ? Laissez un commentaire dans la section ci-dessous.
